予約システム導入のデメリットと誤解｜申し込む前に確かめたい点検リスト

予約システムのデメリットとは、入れたあとで「この機能が無かった」と気づく、店の受け方とのずれのことです。申し込む前に10項目を点検しておけば、自分の店に合うかどうかを落ち着いて決められます。

電話や紙の予約帳で受けてきた店にとって、予約システムは気になる一方で、「入れてから困ったらどうしよう」という心配もつきものです。この記事では、予約システムのデメリットと誤解されやすい点を10項目の点検リストにまとめ、当てはまった数ごとの次の一手までを順に紹介します。

例には、飲食店と美容院の場面を使います。できないことは、できないとそのまま書いています。

01　COMPARE予約システムのメリットとデメリットは何から比べる？

便利な機能の数より、自分の店で「無いと困るもの」を先に決めておくほうが、入れたあとのずれは小さくなります。

予約システムを調べると、24時間受け付けられる、電話に出なくてよい、といったメリットがまず目に入ります。一方でデメリットは、よくある質問のすみに短く書かれていることが多く、見落としやすいものです。

気をつけたいのは、デメリットの多くが「その店にとっての」弱い点だということです。飲食店なら、席や人数をどう受けるか。美容院なら、担当のスタッフをどう選んでもらうか。同じ機能の有無でも、店の受け方によって困るかどうかが変わります。

そこで、機能を見比べる前に、今の受け方で欠かせないことを紙に書き出してみてください。電話で毎回聞いていること、予約帳に書き込んでいることを見返すと、無いと困るものが自然と見えてきます。

予約画面の作りも、業種によって変わります。AIスマート予約では、申し込みのときやブランド設定で、業種の区分を7つから選びます（美容・ヘアサロン／飲食・レストラン／医療・クリニック／フィットネス・スポーツ／ホテル・宿泊／教育・スクール／その他）。予約ページの上に出る業種名は、あとから自由に書き換えられます。

メリットは「何が楽になるか」、デメリットは「何が無いか」で見ると、比べやすくなります。次の章で、その「何が無いか」を1つずつ確かめていきます。

02　CHECK予約システム導入の注意点は？申し込む前の点検10項目

申し込む前に、できないことと契約の決まりを10項目で確かめておくと、入れたあとで慌てずにすみます。

下の10項目は、予約システムを入れたあとで「思っていたのと違う」となりやすい点を集めたものです。かっこの中は、AIスマート予約の場合です。読んだうえで、それでも「うちでは困る」と思う項目にだけ印をつけてみてください。

• LINEでお客様と予約のやりとりをしたい（LINE連携は、今のところ提供していません）
• 予約のときに、お客様に代金を先に払ってもらいたい（予約のときに支払う仕組みはありません）
• 無断キャンセルのキャンセル料を、システムで受け取りたい（キャンセル料は自動で請求されません）
• 飲食店で、来店人数や席を予約の画面で選んでもらいたい（人数や席の指定のような飲食店専用の機能は、今の案内には含まれていません）
• 美容院で、お客様ごとの施術の記録を予約と一緒に残したい（美容院専用の記録の機能は、今の案内には含まれていません）
• 入った予約は、店が見なくてもそのまま決まってほしい（予約は店舗が承認して確定します）
• スタッフの出勤日を、毎月登録し直すのは手間に感じる（シフトを登録しないと予約を受け付けられないため、定期的な更新が要ります）
• 予約を見たり承認したりするのに、パソコンの前にいないといけないのが困る（スマホから前後の予約を見ながら承認できます）
• 長い契約に縛られて、合わなくてもやめられないのが心配（最低契約期間は無く、月単位でいつでも解約できます）
• 始めるときの費用や、予約が増えたときの追加の料金が心配（初期費用はかからず、予約数の上限や追加料金もありません）

1〜5は、AIスマート予約では「できないこと」です。特に、お客様に先に払ってもらう仕組みとキャンセル料の受け取りは、予約システムに任せられるものと思われやすい点です。6と7は、入れたあとも店に残る手間です。

8〜10は、誤解されやすいところです。予約システムの解約は、長い契約で縛られるのではと心配されがちですが、AIスマート予約は最低契約期間が無く、月単位でいつでも解約できます。合わなければやめられるかどうかは、申し込む前に確かめておきたい点です。

この10項目は、印刷して予約帳の横に置き、スタッフと一緒に印をつけても使えます。

印をつけるときは、店主ひとりより、電話や受付に立つ人と一緒のほうが見落としが減ります。ふだん予約を受けている人ほど、「この質問は毎回聞かれる」という場面をよく知っているからです。

印がいくつついたかを数えたら、次の章へ進みます。数によって、次にやることが変わります。

03　NEXT当てはまった数で、次の一手はどう変わる？

印の数が少なければまず試し、多ければ使う範囲を決めるか、店のやり方で補えるかを先に考えます。

印の数は、予約システムが今の店に合うかどうかの目安です。ただし、数よりも「どの項目に印がついたか」のほうが大事です。先に払ってもらうことが欠かせない店なら、印が1つでも重い意味を持ちます。

飲食店の例で考えてみます。人数や席を選んでもらう機能が無くても、AIスマート予約では1枠あたりの最大予約数を設定できるので、「この時間は何組まで」という枠で受ける決め方ができます。大人数の予約や席の希望は電話で受ける、と分けるのも1つの方法です。

美容院の例では、スタッフの指名と、スタッフごとの休暇の設定に対応しています。担当を選んで予約してもらう流れはネットに任せ、施術の記録は今までどおり店の台帳で、と分けると、無いものに困らずに使い始められます。

ホームページの無い店で、予約ページをどこに置けばよいか迷う場合は、店舗の予約システムをホームページ無しで始める方法も参考になります。

04　AUTO予約システムに任せられること、店に残ることは？

時間外の受け付け・店への知らせ・前日のお知らせ・空きの表示は任せられ、予約を決める判断とシフトの登録は店に残ります。

任せられるのは、まず時間外の受け付けです。AIチャットが24時間、営業時間外や深夜でも予約を受け付けます。新しい予約が入ると、登録したメールアドレス（複数登録できます）に通知が届き、通知設定でSMSを有効にすれば、登録した電話番号にもSMSが届きます。

お客様には、予約日の前日にお知らせが届きます。予約画面では、◎（余裕あり）△（残りわずか）×（満席）や「残りN枠」で空き状況を見せられるので、「空いていますか」という電話を待つ時間を減らせます。

店に残る手間：予約の承認とシフトの更新むずかしさ：スマホで操作できる

店に残るのは、予約を確定する判断です。AIチャットの予約システムと聞くと、AIが何でも決めてしまう印象を持たれがちですが、予約は店舗が承認して確定します。AIが答えられなかった質問は分析画面で確かめられるので、答えを足していく使い方は電話の問い合わせを減らす質問の集め方で紹介しています。

承認は、スマホからできます。SMSには同じ日の前後の予約（最大3件）と、承認・却下のページへのリンク（24時間有効）が入るので、店の外でも判断できます。予約管理をスマホで続けるときの通知の決め方は、予約に気づくための通知の決め方にまとめています。もう1つ店に残るのが、シフトの登録です。登録しないと予約を受け付けられないので、定期的に更新します。

予約画面の型も、業種に合わせて選べます。飲食店なら、飲食店向けと説明されているカレンダーグリッド型や、トップページでレストランの例に使われている即時確定型。美容院なら、メニュー、スタッフ、日時の順に選ぶステップ式や、画像付きのコースから選ぶコース選択型があります。

入れたあとの予約ページは、広告のリンク先や、Googleビジネスプロフィールからの予約の入口にも使えます。開業前から入口を整えておきたい場合は、開業前のGoogleビジネスプロフィール予約も読んでみてください。

05　SUMMARYまとめ

点検の結果に合わせて、試す・範囲を決める・運用で補うのどれかを選びましょう。

AIスマート予約は初期費用がかからず、最低契約期間も無いので、月単位でいつでも解約できます。点検で印が少なかった店は、まず自分の店の予約ページを作って、受け方が合うかを確かめてみてください。