営業時間外の予約を取りこぼさない受け方｜夜・定休日も受け付ける仕組み

営業時間外や定休日の予約は、電話で受けるのをやめて「受け付けておき、あとで店が確定する」形にすると取りこぼしを減らせます。ツールがなくても4つの手順で整えられ、予約システムを使えば24時間受け付けて、手が空いたときに承認できます。

小さなお店では、調理や施術の合間に電話を受けることが多く、閉店後は留守番電話を聞いて折り返すことになります。お客様が予約したい時間と、お店が電話に出られる時間がずれるほど、取りこぼしは増えやすくなります。

営業時間外の予約はなぜ取りこぼしやすいのか

お客様が予約を思い立つのは、お店の都合のよい時間とは限りません。仕事から帰宅した夜や休日の朝など、予定を落ち着いて確かめられる時間に予約を考える方もいるでしょう。

ところが、その時間にお店は閉まっています。電話がつながらなかったお客様は、翌日にかけ直すか、あきらめるか、すぐ予約できる別のお店を探すことになります。かけ直してくれる方ばかりではないため、ここで予約が途切れてしまいます。

電話だけの受付で起きる3つのすれ違い

• 時間のすれ違い：お客様が予約したい時間に、お店が電話に出られない
• 情報のすれ違い：空いているかどうかが外から分からず、電話で聞くしかない
• 手間のすれ違い：留守番電話に残しても、折り返しを待つ間に気持ちが冷めてしまう

どれも、お店の努力不足ではなく「電話でしか受け付けていない」という受け方から起きています。受け方を変えれば、減らせる余地があります。

取りこぼしが起きやすいのはどんな場面？業種別の例

電話で予約を受けているお店で起こりがちな場面を、業種ごとに挙げます。

飲食店：閉店後や定休日に決まる、食事会やお祝いの予約

たとえば、週末の食事会や家族のお祝いの予約は、参加する人の予定がそろった夜に決まることがよくあります。幹事の方が夜にお店へ電話しても、営業が終わっていればつながりません。定休日をはさむと、次に電話できるのは翌営業日になり、その間にほかのお店で予約を済ませてしまうこともあります。

美容院：夜や休日に思い立つ、指名したいスタッフの予約

美容院のお客様が髪を切りたいと思うのは、鏡を見た夜や、休日の予定を考えているときかもしれません。指名したいスタッフの空きを知りたくても、電話で聞くしかなければ、翌日の営業時間まで待つことになります。

整骨院：痛みが気になった夜に、翌日の予約を取りたい

整骨院・整体院では、仕事の後や寝る前に体の痛みが気になり、「明日の朝いちばんで施術を受けたい」と考える方もいます。受付の時間が終わっていると、翌朝に電話がつながるのを待つしかありません。

どの業種でも、お客様の「今、予約したい」という気持ちと、お店が受け付けられる時間が重なっていないことが原因です。

ツールに頼らなくてもできる、時間外の受付を整える4つの手順

予約システムを入れる前でも、受け方を見直すことで取りこぼしを減らす工夫はできます。

手順1：時間外に電話が入る時間帯を知る

留守番電話の件数や着信履歴を1〜2週間ほど見返し、どの曜日・どの時間帯に電話がかかってきているかを書き出します。閉店直後に多いのか、定休日に多いのかが分かると、どこから手を打つべきかが見えてきます。

手順2：留守番電話とお店の案内に「次の行動」を書く

留守番電話のメッセージには、営業時間だけでなく「折り返しの目安」と「電話以外で予約できる方法」を入れます。電話以外の方法は、SNSのメッセージやメールなどです。

文例：「本日の受付は終了しました。お名前・ご希望の日時・人数またはメニュー・折り返し先を残していただければ、翌営業日の○時までにご連絡します。メールやSNSのメッセージでもご予約の希望を承ります。」

Googleビジネスプロフィール（Googleの検索や地図に出るお店の情報）やSNSのプロフィールにも同じ内容を載せておくと、お客様が迷わずに済みます。

手順3：折り返しの目安を決めてスタッフで共有する

時間外に入った相談に「翌営業日の何時までに連絡するか」を決め、スタッフの間で共有します。返事の目安が分かっているだけでも、お客様は待つかどうかを判断しやすくなります。

手順4：「受け付ける」と「確定する」を分けて考える

時間外の予約でいちばん大切なのは、その場で確定まで済ませようとしないことです。夜のうちは「予約の希望を受け付ける」ところまでにして、翌朝や手が空いた時に空き状況を確かめてから「確定」の連絡をします。こう分けておけば、スタッフが深夜に対応しなくても、お客様の希望を逃しにくくなります。

ただし、留守番電話やメッセージでの受付には、聞き返す・書き写す・空きを確かめるといった手作業が残り、件数が増えるほど朝の負担が重くなります。

夜間・定休日の受付を始める前に決めておくこと

時間外に受け付ける範囲は、ツールを使うかどうかにかかわらず、先に決めておくと安心です。

特に「締め切り」と「確定の連絡の目安」は、予約画面や案内文でお客様に伝えておくと、行き違いを防ぎやすくなります。

AIスマート予約では、時間外の予約をどう受け付けられる？

AIスマート予約は、AIチャットと店舗独自の予約ページで、営業時間外や定休日も予約のリクエストを受け付けられるサービスです。手順4の考え方を、そのまま仕組みにできます。

AIチャットが24時間、店舗が決めた枠で受け付ける

予約ページのAIチャットは、深夜でも休日でも、スタッフが対応しなくても予約を受け付けます。「来週の火曜の15時は空いていますか？」のような話し言葉も理解し、会話から希望日時を読み取って空き枠を示し、氏名と連絡先を聞き取る流れです。

受け付けるのは、店舗が設定した営業時間の中で、定休日・臨時休業日を除き、スタッフのシフトが入っている枠だけです（お客様がリクエストを送ること自体は、定休日や深夜でもできます）。何日先まで受け付けるか、開始の何時間前まで受け付けるかも設定できます。

前の節の表の「何日先まで」「何時間前で締め切るか」は、この設定にそのまま反映できます。確定の連絡の目安は、予約ページのテキストやFAQのブロックに載せてお客様に伝えられます。なお、シフトを登録していないと予約を受け付けられないため、定期的な更新が必要です。

予約はリクエストとして届き、店舗の承認で確定する

お客様からの予約は「リクエスト」として入ります。新しい予約が入ると、登録したメールアドレスに通知が届き、通知設定でSMSを有効にすれば、登録した電話番号にもSMSで知らせが届きます。

お客様がメールアドレスを入力していれば、予約を受け付けた時点で受付のお知らせメールが自動で送られます。

予約は、店舗が承認した時点で確定します。オーナーは営業時間外に対応する必要はなく、手が空いた時にスマホで前後の予約を見ながら承認するだけです。承認すると、お客様に確定のお知らせが送られます。翌朝の枠のリクエストは、開店前に確認して承認する流れを決めておきます。

電話をかけなくても、空き状況とよくある質問の答えが分かる

予約画面では、◎（余裕あり）△（残りわずか）×（満席）で空き状況を表示できます。AIチャットの使い方を「予約とFAQの両方に対応」にし、管理画面の「AI FAQ設定」に営業時間・料金・所要時間・駐車場・キャンセル規定などを登録しておくと、来店前によく聞かれることに夜でもAIチャットが答えます。登録が無い内容には答えられないので、電話でよく聞かれることから登録します。

今のホームページやGoogleの検索から予約につなげる

すでにホームページがある場合は、管理画面から埋め込みコード（ホームページに貼り付ける短いコード。HTMLの知識は要りません）をコピーして貼るだけで予約機能を足せます。Googleビジネスプロフィールと連携して実際のクチコミを予約ページに表示できるので、夜に検索で見つけた方が、そのままクチコミを読んで予約に進めます。

電話で受けたい日は、電話の案内に切り替えられる

団体の相談が多い日や、直接話して確認したい期間は、TEL受付の設定で、指定した日付や期間だけAIチャットの予約画面に「お電話で受付」と表示し、電話番号を案内できます。前日のリマインドなど予約後の仕組みは、「予約のドタキャンを減らす5つの仕組み」で紹介しています。

まとめ：時間外は「受け付けて、あとで確定する」形にする

営業時間外や定休日の取りこぼしは、お客様が予約したい時間と、お店が電話に出られる時間のずれから起きます。まずは時間外の電話が入る時間帯を知り、電話以外の予約方法と折り返しの目安をお客様に伝えるところから始めてみてください。

手作業での受付が負担になってきたら、AIチャットで24時間リクエストを受け付け、手が空いた時にスマホで承認する形に切り替える方法があります。AIスマート予約は全国328店舗以上に導入されており、30日間の無料トライアルでは、クレジットカードを登録せずに全機能を試せます。

よくある質問

営業時間外や定休日の予約を逃さないには、どうすればいいですか？

まず時間外に電話が入る時間帯を把握し、留守番電話やGoogleビジネスプロフィールに、電話以外の予約方法と折り返しの目安を載せます。手作業が負担になってきたら、AIチャットで24時間予約のリクエストを受け付け、手が空いた時に承認する方法があります。

AIスマート予約で夜間に入った予約は、そのまま確定しますか？

いいえ。お客様からの予約はリクエストとして入り、店舗が承認した時点で確定します。新しい予約は登録したメールアドレスに通知され、通知設定でSMSを有効にして通知先の電話番号を登録すれば、SMSでも届きます。

24時間受け付けると、対応できない時間の予約まで入りませんか？

受け付けるのは、店舗が設定した営業時間の中で、定休日・臨時休業日を除き、スタッフのシフトが入っている枠だけです（お客様がリクエストを送ること自体は、定休日や深夜でもできます）。何日先まで受け付けるか、開始の何時間前まで受け付けるかも設定できます。

今のホームページに予約機能だけを足せますか？

はい。管理画面から埋め込みコード（ホームページに貼り付ける短いコード）をコピーしてホームページに貼るだけで、予約機能を足せます。HTMLの知識は要りません。