予約の自動返信メールに書くこと｜受付と確定の連絡をそろえる

予約の自動返信メールは、「受け付けました（まだ確定前です）」と伝える受付メールと、「確定しました」と伝える確定メールの2通に分けて整えます。どちらも予約内容・お客様が次にすること・連絡先の順に書くと、読み違いや確認の電話が起きにくくなります。

予約の自動返信メールは、お客様が予約した直後に読む、店からの最初の連絡です。この記事では、受付のメールと確定のメールを分けて整える手順を、入れる項目・書く順番・送る場面の3つに分けて紹介します。

電話や紙で予約を受けてきたお店では、確認の連絡を「電話口で復唱して終わり」にしていることが多く、文面を一から考える機会があまりありません。予約ページを用意したときに、あわてて文面を作ることになりがちです。

ここでは美容サロン・歯科医院・飲食店を例に、そのまま下書きに使える例文も載せています。前日のリマインドではなく、予約の直後に送る連絡の中身に絞ってまとめます。

予約の自動返信は「受付」と「確定」の2通でそろえる

お客様が予約ページから申し込んだあと、店が内容を確かめてから予約を決める流れの場合、連絡は2回に分かれます。1回目は「申し込みが届きました」という受付の連絡、2回目は「この日時で決まりました」という確定の連絡です。

この2つを1通にまとめてしまうと、お客様は受付の時点で予約が決まったと受け取りやすくなります。あとで日時の調整が必要になったとき、「予約したはずなのに」という行き違いが起きるもとになります。逆に、受付のメールで「まだ確定ではありません」とはっきり書いておけば、お客様は確定の連絡を待てばよいと分かります。

この記事の手順どおりに進めると、受付と確定の2通について「何を」「どの順番で」書くかが決まり、毎回同じ形で連絡できるようになります。手で送っている店は、文面をひな形として保存しておけば、打ち直す手間も減らせます。

文面を書く前に、店の決まりを5つ書き出す

メールの文章より先に、お客様に伝える店の決まりを紙やメモに書き出します。ここが決まっていないと、文面が毎回ぶれてしまいます。

• 確定の決め方：申し込みのあと店が確認して決めるのか、その場で決まるのか。確認するなら、いつ頃までに連絡するか
• 予約内容として伝える項目：日時・メニュー（コース）・担当者・所要時間・人数のうち、店に必要なもの
• 来店前にお願いすること：持ち物、到着の目安、駐車場の案内など
• 変更・キャンセルの受け方：何時間前まで受けるか、どこから連絡してもらうか
• 連絡先：店名・電話番号・電話がつながる時間帯・住所

予約ページそのものをまだ持っていない店は、先に受け口を用意しておくと、どの場面で連絡が届くのかを具体的に考えられます。店舗の予約システムで予約ページを用意する流れはホームページが無くても始められる予約ページの作り方にまとめています。

予約の確認メールの書き方｜4つの手順で2通を作る

目安 30分 書き出したメモがあればできる

書き出した決まりをもとに、受付のメールと確定のメールを同じ並びで作ります。2通の並びをそろえておくと、お客様はどこに何が書いてあるかを探さずに済みます。

違うのは、1行目で伝える「予約の状態」と、「お客様が次にすること」の中身だけです。受付では「確定の連絡を待つ」、確定では「当日に向けた準備」を書きます。

1. 1件名と1行目で「予約の状態」を伝える
   件名に「ご予約を受け付けました」「ご予約が確定しました」と入れ、本文の1行目でも同じことを書きます。受付のメールには「店からの確定の連絡をもってご予約成立です」と添えます。
2. 2予約内容を1項目1行で並べる
   日時・メニュー・担当者・人数などを、文章に混ぜず1行ずつ書きます。曜日も添えると、日付の読み違いに気づいてもらいやすくなります。
3. 3お客様が次にすることを書く
   受付なら「確定のご連絡をお待ちください。○日たっても届かない場合はお電話ください」。確定なら持ち物や到着の目安を書きます。
4. 4変更・キャンセルの方法と連絡先で締める
   何時間前まで受けるか、どこから連絡すればよいかを書き、最後に店名・電話番号・電話がつながる時間帯・住所を入れます。

お詫びや季節のあいさつは、最初か最後に1行で十分です。長いあいさつが先に来ると、肝心の日時が画面の下に押し出され、スマホでは読まれにくくなります。

店側が送る予約受付メールの例文｜美容サロン・歯科医院・飲食店

手順の並びに当てはめた例文です。店名や項目は自分の店に合わせて書き換えてください。

美容サロン：受付のメール

件名：ご予約を受け付けました（まだ確定ではありません）

○○様
サロン○○です。ご予約のお申し込みを受け付けました。内容を確認し、確定のご連絡をお送りします。確定のご連絡をもって、ご予約成立となります。

日時：10月8日（水）14:00〜
メニュー：カット＋カラー（約120分）
担当：指名なし

翌営業日までに確定のご連絡が届かない場合は、お手数ですがお電話ください。
サロン○○　電話 000-000-0000（10:00〜19:00）

美容サロンでは、担当者の指名の有無と所要時間を書いておくと、「誰がやってくれるのか」「何時に終わるのか」という問い合わせを先に防げます。

歯科医院：確定のメール

件名：ご予約が確定しました

○○様
○○歯科です。下記の日時でご予約が確定しました。

日時：10月9日（木）10:30〜
内容：初めての方の診察

初めての方は、受付の手続きがあるため10分ほど早めにお越しください。
変更・キャンセルは前日までにお電話でご連絡ください。
○○歯科　電話 000-000-0000（9:00〜18:00）

歯科医院では、初めての方と通院中の方で来院前の準備が変わります。確定のメールに「初めての方は」と一文を分けて書くと、来院してから慌てることが少なくなります。

飲食店：受付のメールに足す一文

飲食店では、日時とあわせて人数と、コースか席だけの予約かを必ず入れます。お祝いなどの相談ごとがある場合に備えて、「ご要望はお電話で承ります」と連絡の窓口を一つに決めて書いておくと、返信の行き来が長くなりにくくなります。

予約の自動返信メールでつまずきやすい点

文面を作ったあと、実際に送ってみて気づくことが多いのが次の点です。送る前に一度、自分宛てに送って読んでみると見つけやすくなります。

いちばん多いのは、受付の段階なのに「ご予約ありがとうございました。当日お待ちしております」と、確定したように読める書き方です。もう一つは、メールが届かないという問い合わせです。お客様の迷惑メールフォルダに入っている場合や、メールアドレスの入力が間違っている場合があります。予約ページや受付の画面に「確認メールが届かないときは迷惑メールフォルダをご確認ください」と一文添えておくと、お客様が自分で確かめられます。

• ☐ 受付のメールに「まだ確定ではない」と書いてある
• ☐ 日時に曜日が添えてあり、1項目1行で並んでいる
• ☐ 確定の連絡が届かないときにどうすればよいか書いてある
• ☐ 変更・キャンセルを何時間前まで受けるか書いてある
• ☐ 電話がつながる時間帯が書いてある
• ☐ スマホで開いたとき、最初の画面に日時が見えている

前日のお知らせ（リマインド）は、予約直後の2通とは役割が違います。無断キャンセルに備える前日の連絡は予約のドタキャンを減らす5つの仕組みで扱っています。

AIスマート予約では、受付と確定のメールが自動で送られる

AIスマート予約では、お客様からの予約は「リクエスト」として入り、店舗が承認すると確定します。承認されるまで、お客様の予約は確定していません。この記事で分けてきた「受付」と「確定」が、そのまま予約の流れになっています。

お客様向けのメールは、予約受付時・確定時・キャンセル時・日時変更時に自動で送られます。店舗が承認すると、お客様に確定のお知らせが送られるので、受付の連絡も確定の連絡も、店が1通ずつ手で打つ必要はありません。お客様は会員登録をしなくてもリクエストを送れば受付が完了し、確定の連絡はあとで届きます。

メールのほかに、アプリ不要のプッシュ通知で予約確認を届けることもでき、オン/オフを選べます。受け取るには、お客様が予約ページで通知を許可している必要があります。店側には、新規予約が入ると登録したメールアドレス（複数登録できます）に通知が届き、新規・キャンセル・変更ごとにオン/オフを選べます。通知はテスト送信で確かめられます。

また、予約したお客様は顧客台帳に記録され、同じメールアドレスの予約は1人にまとめられます。この記事で作った文面の並びは、店が電話で受けた予約の確認を手で送るときのひな形や、自動で届くメールの中身を確かめるときの物差しとして使えます。

まとめ：2通を同じ並びで書いておく

予約の自動返信メールは、受付と確定の2通に分け、「予約の状態 → 予約内容 → 次にすること → 変更・キャンセルと連絡先」の同じ並びで書くのが基本です。受付のメールでは「まだ確定ではない」ことを、確定のメールでは当日に向けた準備を伝えます。

文面は一度作れば毎回使えます。まずは店の決まりを書き出すところから始めてみてください。

よくある質問

予約の自動返信メールには何を書けばいいですか？

「受付」か「確定」かという予約の状態、日時・メニューなどの予約内容、お客様が次にすること、変更・キャンセルの方法と連絡先の4つを、この順番で書きます。日時には曜日を添え、1項目1行で並べると読み違いが起きにくくなります。

予約の受付と確定の連絡は、分けたほうがいいですか？

店が内容を確かめてから予約を決める流れなら、分けて送るのがおすすめです。受付の連絡は「申し込みが届いた」こと、確定の連絡は「その日時で決まった」ことを伝えるもので、受付のメールに「まだ確定ではありません」と書いておくと行き違いを防ぎやすくなります。

予約の自動返信が届かないと言われたら、どうすればいいですか？

まず迷惑メールフォルダに入っていないか、入力したメールアドレスが正しいかを確かめてもらいます。予約ページに「確認メールが届かないときは迷惑メールフォルダをご確認ください」と一文添えておくと、お客様が自分で確かめられます。

予約の確認メールを毎回手で送る手間はどうすれば減りますか？

受付と確定の文面をひな形にしておくと、打ち直す手間が減ります。AIスマート予約では、お客様向けのメールが予約受付時・確定時・キャンセル時・日時変更時に自動で送られます。