フィットネスジムの予約システム｜レッスン枠とトレーナー指名の受け方

フィットネスジムの予約システムとは、トレーナーごとの空き枠から会員が自分で予約を入れられる仕組みです。先に営業時間・予約の刻み・休みの日を決めておけば、レッスン中も予約を受け付けられます。

レッスンやパーソナルの最中は、受付の電話に出られません。この記事では、朝のレッスン前から夜の閉店後までのフィットネスジムの1日を追いながら、トレーナー指名の受け方と、休みの日に予約を入れない決め方を場面ごとに紹介します。

01　DAY電話と受付の紙でレッスン予約を受けるジムの1日

小さなフィットネスジムでは、予約を受けられる時間が「手の空いている時間」だけになりがちです。

個人や少人数で回しているフィットネスジムやヨガスタジオでは、オーナー自身がトレーナーを兼ねていることがよくあります。予約は電話で受けて、受付の紙の予約帳に書き込む。会員の声を直接聞ける、あたたかいやり方です。

ただ、このやり方には電話に出られるのは手が空いているときだけという弱いところがあります。たとえば、次のような1日を思い浮かべてみてください。

こうして見ると、予約を落ち着いて受けられるのは、開店前・昼の休憩・閉店後の短い時間だけです。会員が「予約しよう」と思い立つのは、通勤の途中や、夜に家でくつろいでいるときかもしれません。そのとき、フィットネスジムの電話はつながりません。

予約の受付が、オーナーの手が空いている時間の中に閉じ込められている。これが、電話と紙で回しているジムのいちばんの悩みどころです。

02　ISSUEトレーナー指名の電話と休みの日が重なると、受付が止まる

困るのは予約の件数よりも、トレーナーごとの空きと休みを、その場で照らし合わせられないことです。

電話での受付がいちばん止まりやすいのは、会員から指名が入ったときです。トレーナーが2人、3人と増えると、受付は「誰が・何曜日の・何時に空いているか」を、予約帳とシフト表の両方から探すことになります。

調べてみると、その日はトレーナーの休みの日。別の日を伝えようと折り返しても、相手は仕事中で出られません。こうして1件の予約に何往復ものやり取りがかかります。休みの日を見落として予約を受けてしまい、あとからお断りの電話を入れる、ということも起きがちです。

件数が多いから困るのではありません。空きと休みを確かめる手間が1件ごとにかかるので、受付が止まってしまうのです。

フィットネスジムのレッスン予約は、ネットでどう受ければよいか

答えは、トレーナーごとの空き枠を、会員が自分で見て選べる形にすることです。空いている枠だけが見えていれば、受付が予約帳とシフト表を照らし合わせる手間はいりません。会員にアプリを入れてもらうのか、ページを開くだけで済むのかも、予約システムを選ぶときの分かれ目になります。

AIスマート予約は、スタッフ別の空き枠で受け付け、スタッフ指名と、スタッフごとの休暇の設定に対応しています。電話で話しながら調べていた「誰がいつ空いているか」を、予約の画面のほうに持たせる考え方です。

03　RULEジムの予約システムで先に決めておく3つのこと

営業時間と予約の刻み、トレーナーごとのシフトと休み、指名の受け方の3つを先に決めておくと、予約ページには空いている枠だけが並びます。

電話から移すときに大切なのは、予約システムを入れる前に「どの枠を会員に見せるか」を決めておくことです。店舗の予約システムは、ホームページが無い店でも予約ページから始められます。始め方は店舗の予約システムはホームページが無くても始められるで紹介しています。

1. 1営業時間と予約の刻みを決める
   営業時間、予約の時間の刻み（何分おきに枠を区切るか）、定休日（曜日で指定）、臨時休業日を設定します。
2. 2トレーナーごとのシフトと休暇を入れる
   スタッフ別の空き枠で受け付けるので、トレーナーごとのシフトと休暇を登録します。シフトを登録しないと予約を受け付けられないため、定期的な更新が必要です。
3. 3指名の受け方を決める
   スタッフ指名に対応しています。スタッフごとに名前・肩書き・プロフィール文・表示順を登録できるので、会員が選ぶときの手がかりになります。

入会を考えている人からは、料金や1回のレッスンの時間をよく聞かれます。AIチャットの予約システムなら、よく聞かれることを登録しておけば、営業時間・料金・所要時間などにAIチャットがその場で答えます。

トレーナー指名の予約はどう受けるか

肩書きやプロフィール文に、得意なことや受け持っているレッスンを書いておけば、初めての会員でも選びやすくなります。表示順も変えられるので、パーソナルを中心に受けているトレーナーを上に並べる、といった決め方もできます。電話なら「どなたでも」と言われて受付が割り振っていたところを、会員が自分で選べるようにするのが、指名を電話なしで受けるこつです。

休みの日に予約を入れないようにするには

トレーナーの休みは、電話を受ける前に空き枠のほうへ入れておくのがいちばん確かです。ジム全体の休みは定休日（曜日）や臨時休業日として、トレーナー一人ひとりの休みはスタッフごとの休暇として登録しておけば、休みの日に予約を受けてあとから断る手間を減らせます。

04　AFTERフィットネスの予約がレッスン中も入る、変えた後の1日

会員は空き枠から自分で選び、オーナーはレッスンの合間にスマホで確かめて承認するだけで、1日が回るようになります。

朝、開店の準備をしながらスマホを開くと、夜のうちに入った予約の申し込みが並んでいます。オーナーは中身を確かめて承認するだけです。予約は店舗が承認したときに確定するので、思わぬ予約がそのまま決まってしまう心配もありません。

レッスン中に入った予約も、次の休憩で確かめれば間に合います。スマホでの予約管理は、PCと同じ操作でできます。予約に気づくための通知の決め方は、スマホで予約管理をする店の通知の決め方で紹介しています。

会員の側も変わります。会員登録をしなくても予約できるので、思い立ったときに空きを見て申し込めるのは、電話がつながるのを待つより気が楽です。

05　OTHERSヨガスタジオやほかの教室でも、同じ決め方で始められる

業種の区分で「フィットネス・スポーツ」を選び、予約ページ上部の業種名を書き換えれば、ヨガスタジオでもそのまま自分の店の入口として使えます。

ここまでの決め方は、フィットネスジムだけのものではありません。ヨガスタジオやピラティス、ダンスの教室のように、講師ごとに枠が決まっている教室でも、同じ順番で整えられます。

AIスマート予約では、申込時やブランド設定で業種の区分を7つから選びます。その中にフィットネス・スポーツの区分があり、予約ページ上部の業種名は自由に書き換えられるので、「ヨガスタジオ」のように自分の店に合う言い方にできます。

予約画面の型も、業種に合わせて選べます。たとえば、曜日・時間帯で決まった枠から選ぶ「固定時間枠型」や、メニュー → スタッフ → 日時の順に選ぶ「ステップ式」があります。グループレッスンなら、1枠あたりの最大予約数を決めておくと、定員を超えて申し込みが入るのを防ぎやすくなります。

こうしてできる予約ページは、画一的な画面ではなく、店のブランドが伝わるページです。いわば店専用のフィットネス予約サイトで、Googleビジネスプロフィールからの予約の入口にも使えます。近くのジムを地図で探している人が、実際のクチコミを読んで、そのまま予約に進めます。

開業前の店が、Googleビジネスプロフィールに予約の入口をつなぐ手順は、次の記事でまとめています。

業種が違っても、決めることは同じです。講師やトレーナーの空き枠と休みを先に整えておけば、教室の形に合わせて予約ページを育てていけます。

06　SUMMARYまとめ

電話で受けていた予約は、営業時間・予約の刻み・シフトと休暇・指名の4つを決めるところから移せます。

• 困るのは件数ではなく、トレーナーごとの空きと休みをその場で照らし合わせる手間
• 営業時間と予約の刻み、定休日と臨時休業日を先に決める
• トレーナーごとのシフトと休暇を入れ、シフトは定期的に更新する
• 指名はプロフィールと表示順で、会員が自分で選べるようにする

最初から全部を移さなくてもかまいません。まずは電話がいちばん多いレッスンやパーソナルから、空き枠を見せる形に変えてみてください。