税理士事務所の初回相談の予約｜そのまま使える案内文のひな形

税理士の相談予約をWebで受けるなら、ホームページの案内・確定の連絡・持ち物の案内の3つの文面を先に用意すると迷いません。この記事では、そのまま写して使える文例4本と、事務所に合わせた直し方、送るときの注意をまとめます。

初回相談の申し込みを電話やメールで受けていると、面談中や確定申告の前に電話が重なり、折り返しの文面も毎回その場で考えることになります。税理士の予約まわりの文面は、型を決めておけば、書くたびに悩まずに済みます。

ここでは、個人や小さな税理士事務所・社労士事務所の所長に向けて、申し込みから相談当日までに送る文面をひな形にしました。

01　USE税理士事務所の初回相談をネットで予約するには、まず3つの文面から

申し込みから相談当日まで、同じ言葉で伝えるための文面は3つで足ります。

初回相談の予約とは、お客様からの申し込みを事務所が承認して、日時が決まるまでの受付のことです。ネットで受けるときに違うのは、お客様が文面だけを見て判断するところです。

そこで先に用意したいのが、次の3つです。ホームページの案内・確定の連絡・持ち物の案内の3つをそろえると、申し込みから相談当日まで同じ言葉で伝えられます。

受け付ける場所は、予約ページにまとめておくと案内しやすくなります。AIスマート予約は、事務所のブランドが伝わる予約ページを自動で作り、広告のリンク先や、Googleビジネスプロフィールからの入口にも使えます。事務所の名前で検索した人を相談につなぐ方法は、Googleビジネスプロフィールから予約ページへつなぐ記事で紹介しています。

この仕組みでは、お客様からの申し込みはまず「リクエスト」として入り、事務所が承認すると確定します。承認されるまではまだ確定していないので、3つの文面でもこの順番をはっきり書いておくと、お客様が迷いません。

02　TEMPLATEそのまま使える相談予約の文面 例文4本

申し込みを受けたときの返信と、確定の連絡は、別の文面として分けて送ります。

相談予約の案内文の例文を、お客様に届く順番に4本並べました。【】の部分を事務所の内容に置きかえて使ってください。

次の4つはそのまま使える文例です。申し込みを受けた時点の返信では「まだ確定していない」と書き、確定の連絡と分けて送るのが、このひな形のいちばん大事なところです。

ホームページに載せる案内の文例

初回相談のご案内
当事務所では、初回のご相談をWebでお申し込みいただけます。
・相談の時間：【目安の時間】ほど
・場所：【事務所の住所】／【オンラインの場合はその旨】
・料金：【事務所の料金の決まり】
・お申し込みの流れ：ご希望の日時をお送りいただいたあと、事務所で日程を確かめ、確定のご連絡をお送りします。確定のご連絡が届くまで、日時は決まっていません。
お申し込みは、下の予約ページからどうぞ。

申し込みを受けたときの返信の文例

【お名前】様
初回相談のお申し込みをありがとうございます。【事務所名】の【担当者名】です。
ご希望の日時：【日時】
いま、日程を確かめています。この時点では、まだご予約は確定していません。確定しましたら、あらためてご連絡します。
【何日】たってもご連絡が無いときは、お手数ですが【電話番号】までお問い合わせください。

確定の連絡の文例

【お名前】様
初回相談のご予約が確定しました。
日時：【日時】
場所：【事務所の住所／オンラインの場合は参加の方法】
相談の時間：【目安の時間】
日時の変更やお取り消しは、【連絡先】までご連絡ください。
当日お目にかかれるのを楽しみにしております。

持ち物の案内の文例

【お名前】様
【日時】の初回相談に向けて、次のものをご用意ください。
・【前年の確定申告書の控え】
・【源泉徴収票など、収入がわかる書類】
・【領収書や帳簿など、ご相談に関わる書類】
・【本人確認書類】
そろわないものがあっても、相談はできます。わかる範囲でお持ちください。

返信と確定を1通にまとめたくなりますが、分けておくと「申し込んだのに返事が無い」「もう決まったと思っていた」という行き違いを防ぎやすくなります。

03　EDIT税理士事務所の予約に合わせる直し方

書きかえるのは4か所だけで、税理士と社労士でいちばん変わるのは持ち物の欄です。

ひな形のうち、事務所ごとに書きかえるのは相談の時間・場所・持ち物・問い合わせ先の4か所です。

持ち物の欄は、税理士と社労士でいちばん変わるところです。税理士の相談はお金の流れがわかる書類、社労士の相談は人を雇うときの決まりがわかる書類が中心になります。

相談の時間と料金は、申し込みの前によく聞かれるところです。AIチャットは、営業時間・料金・所要時間など、来る前によく聞かれることにその場で答えます。答えるのは事務所が登録した内容をもとにするので、ひな形と同じ言葉で登録しておくと、案内とチャットの答えがずれません。

予約ページの上に出る業種名は自由に書きかえられ、業種の区分には「その他」もあります。「税理士事務所」「社労士事務所」と、事務所に合った名前で見せられます。ホームページがまだ無い事務所は、店舗向けの予約システムをホームページ無しで始める方法も参考にしてください。

04　CAUTION相談予約の文面を送るときに気をつけること

失敗しやすいのは、料金・相談の中身・確定前の約束の3つです。

先に結論を書くと、料金は金額を決めつけず事務所の決まりに合わせ、相談の中身は返信に書き込まず、確定前に日時を約束しないことです。

相談の中身は、返信の文面に書き込まないのが安心です。税金や会社のことは、人に知られたくない話も多く、メールは家族や同僚の目にふれることもあります。

05　AUTO確定申告の時期に税理士予約の電話を減らすにはどうすればよいか

確定の知らせと前日の連絡は仕組みに任せ、電話で受けたい日だけ電話受付に切り替えます。

確定申告の前は、相談の申し込みと面談が重なり、文面を毎回書く時間がとりにくくなります。確定の知らせと前日の連絡は仕組みに任せ、電話で受けたい日だけ電話受付に切り替えれば、毎回書かずに済みます。

AIチャットの予約システムでは、お客様との会話は次の3つの流れで進みます。

料金や所要時間など、申し込みの前によく聞かれることには、AIチャットがその場で答えます。答える中身を先に整える方法は、AIチャット予約で電話の問い合わせを減らす記事にまとめています。

入ってきた申し込みは、事務所が承認すると、お客様に確定のお知らせが送られます。そのため、2本目と3本目の文例は、電話やメールで受けた申し込みに使い、予約ページからの申し込みは承認で済ませる、と分けておくと手間が減ります。

お客様向けには、アプリのいらないプッシュ通知で、予約の確認・前日のリマインダー・来所後のフォローを、それぞれオンかオフかで選べます。

申告の締め切り前など、電話で直接話したい日があれば、その日だけ電話受付に切り替えられます。指定した日付や期間は、チャットの予約画面に「お電話で受付」と出て、電話番号を案内します。

新しい申し込みは、通知設定で有効にするとSMSで事務所に届き、面談のあいまにスマホで承認できます。スマホでの予約管理の決め方は、予約の通知の決め方の記事が参考になります。

06　SUMMARYまとめ

3つの文面を先に作り、送る手間は仕組みに渡すと、初回相談の受付が整います。

初回相談の申し込みは、事務所が承認するまで確定しない受付です。だからこそ、文面で「いまどの段階か」を伝えることが大切です。

まずは、ホームページの案内の文例を事務所の内容に書きかえるところから始めてみてください。

よくある質問（2問）

Q. 希望の日時に応じられないときは、どう返信すればよいですか？
A. その日時が埋まっていることを伝え、空いている日時をいくつか挙げて選んでもらう書き方が親切です。断るだけで終わらせず、次の候補を添えるのがこつです。

Q. オンラインで相談する場合、文面のどこを変えますか？
A. 場所の欄に参加の方法を書き、持ち物の案内には「画面で見せられるよう、お手元にご用意ください」と添えます。