臨時休業の予約受付と定休日の伝え方｜張り紙・カレンダー・休み明けの準備

臨時休業の予約受付とは、休む日を先に決めて予約の枠を閉じ、お客様が見る場所すべてに同じ内容で伝えることです。休み明けに向けては、すでに入っている予約へ先に連絡し、よく聞かれる質問への答えを前もって用意しておきます。

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この記事では、定休日と臨時休業の日の予約をどう扱い、どこでどう伝えればよいかを、店舗のオーナーからよく聞かれる質問に1つずつ答える形でまとめます。

電話と紙の予約帳で予約を受けている店では、休みを決めても、その情報が届くのは店頭の張り紙と電話口だけになりがちです。休みの日に電話が鳴り続けたり、休み明けの朝に折り返しと新しい予約の電話が重なったりするのは、休みの決め方よりも、伝える順番と場所に原因があることが多いものです。

飲食店・歯科医院・美容サロンを例に、今日から使える考え方と告知文の型を紹介します。

臨時休業の日の予約はどう受ければいい？

この段の結論：臨時休業の日は「予約を受けない日」として先に閉じ、すでに入っている予約への連絡を、広い告知より先に済ませます。

臨時休業は、設備の点検や仕入れの都合、店主の体調など、急に決まることが多い休みです。決めたら最初にするのは、その日を予約の受付から外すことです。紙の予約帳なら、その日のページに大きく「休」と書き、電話を受ける人が誰でもその場で断れるようにしておきます。家族やスタッフと電話を分け合っている店ほど、この一手間が効きます。

次に、その日にすでに入っている予約を洗い出し、1件ずつ連絡します。飲食店のようにその日の予約が多い店では、別の日への振り替え案をいくつか用意してから電話すると、1回のやり取りで済みやすくなります。張り紙やSNSでの告知を先に出してしまうと、連絡が届く前にお客様が休業を知ることになり、「私の予約はどうなるの」という問い合わせが増えがちです。順番は「受付を閉じる → 予約済みの方へ連絡する → 広く告知する」と覚えておくと迷いません。

AIスマート予約では、予約したお客様の名前・連絡先・予約履歴を一覧で見られるため、連絡する相手の連絡先を確かめるときの手がかりになります。また、管理画面で営業時間・予約の時間の刻み・定休日（曜日指定）・臨時休業日を設定できます。「休みが決まったら、その日のうちに臨時休業日を登録する」と店のルールにしておくと、紙の予約帳と予約ページで休みの日がずれにくくなります。

休業の当日にかかってくる電話の受け方は、営業中に手が離せない時間の電話と同じ考え方が使えます。留守番電話の案内の入れ方は予約の電話に出られない時間の受け方にまとめています。

定休日の予約受付はどう扱う？

定休日は毎週決まっているぶん、「受けない日」として扱いやすい休みです。迷いやすいのは、定休日にかかってきた電話や、定休日の日付を指定した申し込みにどう答えるかです。基本は、定休日は予約を受けない日と決め、代わりに「次に予約できる日」をすぐ案内できるようにしておくことです。

歯科医院のように祝日も休診にする場合は、「毎週◯曜日と祝日」まで含めて定休日として伝えます。祝日だけ扱いが違うと、カレンダーを見たお客様が迷いやすいからです。美容サロンでは、スタッフ1人が休む日と、店全体が休む日を分けて考えます。AIスマート予約はスタッフの指名と、スタッフごとの休暇設定に対応しているので、担当者の休みは店の休業とは別に扱えます。

伝える場所ごとの定休日の扱い方を、表にまとめます。

開業直後で定休日そのものがまだ決まっていない場合は、予約の受け方と一緒に決めてしまうと後で迷いません。開店日までに決めることの順番は開業前の予約システム準備で紹介しています。

定休日をお客様に伝えるにはどこに書けばいい？張り紙とカレンダーのお知らせ

答えは「お客様が予約を思い立つ場所すべて」です。通りがかりに見る店頭、電話をかける前に調べるGoogleの店舗情報やSNS、実際に予約を入れる予約ページ。どこか1か所だけ古い情報のままだと、そこを見た人が休みの日に来店したり、電話をかけたりしてしまいます。まずは自分の店の休みが載っている場所を書き出してみると、直す場所の抜けを防げます。

張り紙には何を書けばいい？

定休日の張り紙は、入口の目の高さに、曜日と営業時間を大きく書きます。臨時休業のときは、休む日付、理由をひと言、次の営業日、休みの間の予約の窓口（予約ページの案内など）の4つを入れます。貼り始めは、常連のお客様が来店のついでに目にできるよう、休む日より少し前からにし、休み明けにはすぐはがします。古い張り紙が残っていると、次の休みの告知が目に留まりにくくなるためです。

予約ページのカレンダーではどう見せる？

予約ページでは、休みの日に「予約できない」状態にしておくことが、何よりの休みの案内になります。AIスマート予約では、定休日を曜日で、臨時休業日を日付で設定できます。定休日は開業時に一度、臨時休業日は休みを決めたその日に登録する、と決めておくと、予約ページと張り紙で休みがずれにくくなります。

直す順番で迷ったときは、次の考え方が目安になります。

定休日のお知らせの例文は？臨時休業・連休の書き分け

休みの告知文は、「いつ休むか」「なぜ休むか（ひと言）」「次はいつ開くか」「その間の予約はどうするか」の4つがそろえば足ります。お詫びの言葉を長く重ねるより、読んだ人が次に何をすればいいかが分かる文を優先します。

よくあるのが、丁寧さを優先して、肝心の日付や再開日が抜けてしまう文です。書き直すと、次のように変わります。

定休日の案内は、「毎週○曜日と祝日は定休日です。」のように、曜日を言い切る1文で十分です。連休の場合は「○月○日から○日までお休みします。○日（○）○時から営業を再開します。休みの間のご予約は予約ページで受け付け、休み明けに順番にご連絡します。」と、再開の日時まで書きます。

歯科医院のように急な休診が起こりうる業種では、急な休みの告知の型を先に作って控えておくと、当日は日付と理由を入れ替えるだけで出せます。張り紙・SNS・予約ページの告知で同じ文を使えば、書き方の違いによる行き違いも起きにくくなります。

連休明けに問い合わせが集中しないようにするには？

休み明けに電話が重なるのは、休みの間に生まれた「予約したい」「本当に開いている？」という用件が、再開した朝に一度に届くからです。下ごしらえは、休みに入る前に済ませておきます。

1つ目は、休み明けの数日分の予約枠を、休みに入る前に開けておくことです。休みの間でもお客様が予約ページから申し込めれば、再開の朝に電話で空きを聞く必要がなくなります。AIスマート予約の予約ページは、店舗が設定した営業時間や受付期間の範囲で、休みの間も予約を受け付けます。予約は店舗の承認で確定するので、休み明けに手が空いたとき、スマホで承認すれば済みます。

2つ目は、休みについての質問に先回りして答えておくことです。AIスマート予約では、営業時間・料金・所要時間など、来店前によく聞かれることにAIチャットがその場で答えます。AIは「AI FAQ設定」に登録された内容をもとに答えるため、連休の日程や休み明けの営業時間を登録しておくことが、そのまま下ごしらえになります。質問の集め方と答え方はAIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らすで詳しく紹介しています。

3つ目は、連休に入る前に告知を届けることです。AIスマート予約では、キャンペーンのお知らせをアプリ不要のプッシュ通知で配信でき、今すぐ送るか、日時を指定して予約配信するかを選べます。受け取れるのは通知を許可したお客様だけなので、張り紙や予約ページの告知と組み合わせて使います。

まとめ｜休みは「閉じる・連絡する・そろえる」の順で

定休日も臨時休業も、休みそのものより「伝わっていないこと」が問い合わせを生みます。受けない日を先に閉じ、予約済みのお客様へ連絡し、店頭・予約ページ・店舗情報の休みを同じ内容にそろえる。この順番を店のルールにしておけば、急な休みでも慌てずに済みます。

電話と紙の予約帳だけでは休みの案内が届く場所が限られる、と感じたら、休みの間も予約を受け付けられる予約ページを持つことも選択肢の1つです。