クリニックの予約システム｜空き確認電話を減らす

クリニックの予約システムで空き枠を◎△×で見せると、患者さんは電話をかけずに空きを確かめられます。受付は見せる細かさと当日の扱いを先に決めておくと、空き確認の電話の往復を減らしやすくなります。

「今日の午後、空いてますか」「来週の火曜はどうですか」。クリニックや歯科医院の受付では、こうした空き確認の電話が一日に何度も入ります。1本ずつは短くても、そのたびに会計や案内の手が止まります。

この記事で分かることは、空き確認の電話が受付の負担になる理由と、予約システムで空き枠を患者さんに見せる前に受付で決めておくこと、そしてAIチャットが空き枠を示す流れの3つです。

空き状況の問い合わせが、受付の手を何度も止めるのはなぜか

空き状況の問い合わせが重く感じるのは、1本の電話の中で「確認して、候補を出して、また確認する」往復が起きるからです。患者さんは空いているかどうかを知りたいだけでも、受付は台帳や画面を開き、その日の枠を目で追い、空いている時間を読み上げます。

希望の時間が埋まっていれば、「では16時は」「その日は無理なので木曜は」と話が続きます。受付はそのたびに別の日の枠を探し直し、その間、窓口で待っている患者さんの会計や次の案内は止まったままです。

もう一つの理由は、空き状況が受付の手元にしか無いことです。空いているかどうかを知る方法が電話しか無ければ、患者さんは電話をかけるしかありません。受付が忙しい時間ほど電話が重なり、つながらないまま諦める方も出てきます。

クリニックと歯科医院で、空き確認の電話が生まれる場面

空き確認の電話は、どの医院でも似た場面で生まれます。整骨院や整体院のように予約で動くほかの業種でも同じ形の電話は入りますが、ここでは内科・小児科のようなクリニックと、歯科医院に分けて、よくある場面を並べます。

クリニック：今日・明日に行けるかを確かめたい

クリニックでは、「今日行けますか」という確認が朝の開院直後に集まりがちです。仕事の合間に受診したい方や、子どもの体調を見て受診を決めたい保護者の方は、行く前に待ち具合や空きを知っておきたいと考えます。

このとき患者さんが知りたいのは、細かい時刻よりも「今日の午前に入れそうか」「午後なら余裕があるか」という大まかな様子です。それでも手段が電話しか無ければ、1件ずつ受付が答えることになります。

歯科医院：次回の日取りを決める往復

歯科医院では、治療が何回かに分かれることが多く、次回の予約を決める連絡が続きます。会計のときに決めきれなかった方が、あとで予定を確かめてから電話をかけてくる場面です。

「来週の火曜の夕方は」「空いていなければ木曜は」と候補を順に聞かれると、受付は日をまたいで枠を探すことになります。予約の変更も同じ往復になりやすく、1本の電話が長くなる原因になります。

クリニックの予約システムで、空き枠を表示して患者さんに見せられるか

できます。AIスマート予約では、予約画面で◎（余裕あり）△（残りわずか）×（満席）や「残りN枠」を表示でき、患者さんは電話をかけずに空きが分かります。空き確認の往復を、患者さんが自分で画面を見る形に置き換える考え方です。

空き枠の表示とは、予約画面で日時ごとの空きの多い少ないを、記号や残りの数で示すことです。

空き枠の表示で、患者さんに伝わること

◎△×の表示は、先ほどの「今日の午前に入れそうか」という大まかな問いに、画面だけで答えます。△が並んでいれば早めに決めたほうがよいと分かり、×の日は別の日を探せばよいと分かります。

「残りN枠」の表示は、残りの数まで知りたい方に向いています。残枠の表示はオン/オフを選べるので、数まで見せるか、記号だけにとどめるかを医院の考え方で決められます。

空き状況をネットで見せる前に、受付スタッフが決めておくこと

空き状況をネットで見せる前に、クリニックの予約システムで決めておくことは4つあります。どれも道具を選ぶ前に話し合える内容で、院長と受付で意見をそろえておくと、公開したあとの迷いが少なくなります。

次の4つを、上から順に決めていきます。

1. 1見せる細かさを決める
   ◎△×の記号だけにするか、残りの数まで出すかを決めます。数を出すと分かりやすい反面、空きの少なさが目立つ日もあります。
2. 2ネットで受ける範囲を決める
   何日先までの枠を見せるか、当日の枠は開始の何時間前まで受けるかを決めます。直前の予約を受けると準備が間に合わない医院は、締め切りを早めにします。
3. 3電話で受けたい日を決める
   医師の出張や学会の前後など、状況を聞いてから受けたい日はネットの受付を止め、電話で受ける日として分けておきます。
4. 4窓口と電話の予約をどこに記録するかを決める
   窓口や電話で受けた予約を、画面の空き枠にどう反映させるかを決めます。記録する場所と担当を決めておくと、表示と実際がずれにくくなります。

4つのうち、公開してから困りやすいのは1つ目と4つ目です。1つ目は、公開したあとで「数まで見せなくてよかった」と感じたら、記号だけに戻せば済みます。まずは試しに決めて、患者さんの反応を見ながら直していく進め方で十分です。

4つ目は、受付の人数が少ない医院ほど決めておきたい点です。会計をしながら次回の予約を受けると、画面への反映があと回しになりがちです。「窓口で受けたら、その場で入れる」のように、その場で済ませる決まりにしておくと抜けが起きにくくなります。

「来週の火曜は空いてますか」に、AIチャットが空き枠で答える流れ

AIスマート予約のAIチャットは、「来週の火曜の15時は空いていますか？」のような自然な言い方も理解します。電話で受付に聞いていた問いを、そのままチャットに書けば空き枠が返ってくる形です。フォームの入力に迷って離脱するのを防げます。

クリニックのAIチャットボットというと、診療時間などの質問に答える役を思い浮かべる方が多いかもしれません。予約のAIチャットは、そこから一歩進んで空き枠を示し、そのまま予約の受け付けまで進みます。流れは次の3つです。

1つ目に、患者さんの質問に答えます。2つ目に、会話から希望の日時を読み取り、空き枠を示します。3つ目に、氏名と連絡先を聞き取って予約を受け付けます。患者さんは会員登録をしなくても、この流れで予約まで進めます。

予約画面は、業種に合わせて型を選べます。その中には、曜日・時間帯で決まった枠から選ぶ「固定時間枠型」があり、クリニック向けの型として案内されています。業種の区分にも「医療・クリニック」があります。前の章の2つ目で決めた受付の範囲は、何日先まで受け付けるか、開始の何分・何時間前まで受け付けるかとして設定できます。

3つ目で決めた電話で受けたい日は、TEL受付で分けられます。指定した日付や期間を、チャットの予約画面で「お電話で受付」と表示し、電話番号を案内できます。駐車場や持ち物など、空き確認以外の質問はAIチャットのFAQに登録して答える考え方があり、AIチャットの予約システムで電話の質問に先回りする方法で詳しく紹介しています。ホームページが無い医院は、店舗の予約システムと予約ページの用意の仕方から読むと進めやすくなります。

まとめ｜空き確認を電話から画面へ移すために

「空いてますか」の電話が受付の手を止めるのは、空き状況が受付の手元にしか無く、1本の中で候補の往復が起きるからです。クリニックの予約システムで空き枠を患者さんに見せると、その往復を患者さんが画面で確かめる形に移せます。

ただし、見せ方を決めずに公開すると、表示と実際がずれて電話が戻ってきます。先に受付で決めることを話し合い、そのうえで道具を選ぶ順番がおすすめです。