予約受付の設定チェックリスト10項目｜AIチャットなしでも店に合わせる

予約受付の設定チェックリストは、公開前に営業時間や最大予約数など10項目を店の受け方とそろえるためのものです。チェックが付かなかった数で次にやることが見え、AIチャットを使わない予約画面でも同じように点検できます。

電話や紙で受けてきた店が予約画面を公開するとき、いちばん起きやすいのは「画面では空いているのに、店では受けられない」という行き違いです。この記事では、公開前に見ておきたい予約受付の設定を10項目のチェックリストにまとめ、付かなかった数ごとの次の一手までを紹介します。

例に出すのは、コースごとに時間が変わるエステサロンと、トリマーの人数によって、同じ時間帯に預かって施術できる犬の数（1匹ずつか、2匹並行か）が店ごとに違うトリミングサロンです。整体院や飲食店のように、1人ずつ受ける店や席の数で受ける店でも、点検する10項目の並びは同じなので、自分の店に置きかえて読んでみてください。

01　WHY公開前に受付の設定を見直すのは、なぜ？

予約画面の設定は、店の受付ルールをそのまま画面に写したものだからです。

電話で受けているときは、店主がその場で「その時間は前のお客様の片付けがあるので、少し後なら空いています」と調整できます。紙の予約帳なら、書き込む前に頭の中で人数や休みを確かめているはずです。

予約画面には、このやり取りがありません。お客様は画面に出ている空き枠を見て、そのまま選びます。設定といまの受け方がずれていると、受けられない時間に予約が入ってしまいます。

AIスマート予約では、お客様からの予約は「リクエスト」として入り、店舗が承認すると確定します。承認の前に気づけば断ることもできますが、お客様から見ると、一度選んだ枠を断られる形になります。入口の設定を先にそろえておくほうが、店にもお客様にもやさしいというわけです。

予約画面は、業種に合った型を選ぶだけで、その業種向けの画面になります。ただ、型はあくまで入口の形です。何時まで受けるか、同じ時間に何人まで受けるかは、店ごとに決めて入れる必要があります。設定を決める順番から知りたい方は、AIチャットなしで予約画面を作る手順の記事を先に読んでおくと、次の章が進めやすくなります。

02　CHECK公開前に何を点検する？予約受付の設定チェックリスト10項目

点検するのは、型・時間・休み・枠の数・締め切り・電話の日の10項目です。

予約受付の設定チェックリストとは、予約画面で受ける条件が、店のふだんの受け方と合っているかを公開前に確かめるための一覧です。新しく何かを決めるというより、いま店主の頭の中にある決めごとを、画面の言葉に置きかえる作業に近いものです。

たとえばエステサロンなら、フェイシャルとボディで施術の長さが違い、終わったあとのベッドの準備にも時間がかかります。トリミングサロンなら、トリマーが1人なら同じ時間帯に施術できるのは1匹、2人いれば2匹というように、トリマーの人数で同時に預かれる犬の数が変わります。こうした「店だけの事情」が、そのまま設定の数字になります。

次の10項目のうち、いま決まっているものに印を付けてみてください。

• 業種に合った予約画面の型を選んだ
• メニューごとの所要時間（分）を、実際にかかる時間で入れた
• 営業時間と、予約の時間の刻みがいまの受け方と同じになっている
• 定休日（曜日）と、決まっている臨時休業日を入れた
• 1枠あたりの最大予約数を、同じ時間帯に施術できるお客様の数（トリミングなら犬の数）に合わせた
• 予約と予約の間の準備時間を決めた
• 何日先まで受け付けるか（受付可能日数）を決めた
• 開始の何分・何時間前まで受け付けるか（受付の締め切り）を決めた
• キャンセル期限を決め、お客様への伝え方もそろえた
• 電話でだけ受けたい日を決めた

前半の4つは、画面の「見え方」に関わる項目です。メニューは、名前・料金（税込）・所要時間（分）を1つずつ登録できるので、所要時間が実際より短いと、次の予約と重なりやすくなります。営業時間・予約の時間の刻み・定休日（曜日指定）・臨時休業日も設定できます。臨時休業日は、決まった時点で入れておくのが安心です。休みの伝え方は臨時休業の予約受付と定休日の伝え方でくわしく紹介しています。

後半は「受ける条件」です。受付可能日数は、何日先まで予約を開けておくかを決めるもので、先の予定が読みにくい開業直後は短めに始める考え方もあります。受付の締め切りは、開始の何分前・何時間前まで受けるかを決めます。キャンセル期限は2・6・12・24・48時間前か「制限なし」から選べるので、電話で伝えていた期限と同じものを選びます。

印が付かなかった項目は、いまの電話や紙の受け方を思い出して、そのとおりに書き出してみるのが近道です。「夕方は締め切りを早めている」「雨の日は電話だけにしている」など、口で伝えていた決まりほど、書き出すと抜けが見つかります。

この10項目は、印刷して受付に置いておくと、公開前の最終確認や、季節ごとの見直しにも使えます。

最大予約数と準備時間はどう決めるか

10項目の中で、迷いやすいのがこの2つです。1枠あたりの最大予約数は、「同じ時間に何件まで受けるか」を決める数字です。トリミングサロンで、トリマー2人がそれぞれ1匹ずつ施術し、同じ時間帯に2匹まで預かれるなら、最大予約数は2にします。トリマーが1人の日が多い店は、少ないほうに合わせておくと受けすぎを防ぎやすくなります。

準備時間は、予約と予約の間に空けておく時間のことです。エステサロンなら、タオルの交換やベッドの準備、次のお客様を迎える支度の時間がこれにあたります。所要時間に含めず、準備時間として別に取っておくと、メニューの長さを正しく見せたまま、間の余裕も確保できます。

03　NEXTチェックが付かなかった数ごとに、次は何をすればよいか

付かなかった数が多いほど、紙に書き出すところから始めるのが近道です。

印が付かなかった項目は、「まだ決めていない」か「決めているけれど画面に入れていない」のどちらかです。数によって、手を付ける順番が変わります。

付かなかった数を数えて、近いものから始めてください。

少ない人は、仕上げの確認だけで十分です。お試しの予約では、休みの日が選べないこと、締め切りを過ぎた時間が出ないことなどを、お客様の目線で見ておきます。なお、スタッフ別の空き枠で受け付ける仕組みなので、シフトを登録しないと予約を受け付けられません。お試しの前に、シフトが入っているかも見ておきましょう。

多い人は、いきなり画面に向かわず、紙に「何時から何時まで」「何人まで」「何日先まで」「いつまでならキャンセルを受けるか」を書き出します。決めごとが文字になっていれば、入力は写すだけになります。導入の流れは、無料アカウントの作成、店舗情報・独自LPの設定、予約の流れ・料金の設定、公開の順です。

入力そのものに不安があるときは、トライアルの申込フォームに、初期設定をスタッフが手伝う「導入初期サポート」を申し込む欄があります。

かかる時間：書き出しが済んでいれば、入力は写すだけむずかしさ：店の決めごとが固まっていれば低め

04　AUTOAIチャットを使わなくても、予約受付の設定チェックリストで細かく決められるか

決められます。一度入れた受付の条件は、画面が毎回そのとおりに受けてくれます。

AIチャットを使わない予約画面でも、受付の条件は同じように設定できます。AIスマート予約では、1枠あたりの最大予約数・準備時間・受付可能日数・受付の締め切り・キャンセル期限に加えて、同じ人が同じ時間帯に重ねて予約するのを防ぐ「重複予約ブロック」も設定できます。

予約できる枠は、営業時間やシフト、何日先まで受け付けるか、受付の締め切りといった店舗の設定に従います。電話のたびに口で伝えていた条件を、画面が代わりに守ってくれると考えると分かりやすいでしょう。

お客様への連絡も、決まった場面では自動で送られます。予約の受付時・確定時・キャンセル時・日時変更時にメールが届くので、「予約を受けました」の連絡を店主が毎回書く手間が減ります。

店側にも、通知設定でSMSを有効にし、通知先の電話番号を登録しておけば、新規予約の受付時にSMSが届きます。施術中や作業中でも、予約が入ったことに気づきやすくなります。決めた条件を画面に任せ、承認と当日の接客に手を回せるのが、設定をそろえておくよさです。

05　SUMMARYまとめ

10項目を公開前に一度そろえておくと、使い始めてからの直しが少なくて済みます。

店舗の予約システムは、入口の型よりも、受ける条件の決め方で使いやすさが変わります。ホームページが無い店でも予約画面を持てることは、店舗の予約システムはホームページが無くても始められるで紹介しています。

エステサロンなら所要時間と準備時間、トリミングサロンなら最大予約数とキャンセル期限のように、店ごとに気をつける項目は違います。チェックリストを手元に置き、季節や人の入れ替わりがあったときにも見直してみてください。