AIチャットなしの予約フローの作り方｜営業時間・メニュー・受付ルールの順に決める

予約フローとは、お客様が空きを見て申し込み、お店が確かめて確定するまでの受付の流れのことです。AIチャットを出さない使い方でも、営業時間、メニュー、受付ルールの順に決めれば、お店に合う予約フローを作れます。

電話や紙の予約帳で受付をしていると、「予約ページは作りたいけれど、AIチャットまでは要らない」「何から決めればいいのか分からない」と迷うことがあります。この記事では、予約フローの作り方を、準備から公開まで順番に一緒に進めます。

例には、メニューによって作業の長さが大きく変わる自動車整備工場と、短い修理が多い自転車店を使います。読み終えるころには、自分のお店ならどう決めるかが見えてくるはずです。

01　FLOW予約フローとは？読み終えたら、AIチャットなしで受付の流れを組めます

予約フローとは、「いつ・何を・どんな条件で」受け付けるかを決めた、お店の受付の道筋です。

電話で予約を受けるとき、店主は頭の中で「その日は空いているか」「作業は何時間かかるか」「前の作業と重ならないか」を確かめています。予約フローは、この頭の中の確認を、画面の決めごとに置きかえたものと考えると分かりやすいです。だから予約フローの作り方は、むずかしい技術の話ではありません。いつもしている確認を、順番に書き出していく作業です。

AIチャットは、この流れに「よく聞かれる質問に答える係」を足すものです。AIスマート予約では、AIチャットの使い方を「チャットを出さない」「予約だけに対応」「予約とFAQの両方に対応」「FAQなどの案内だけ」の4つから選べます。チャットを出さない使い方を選んでも、時間・メニュー・受付ルールの3つが決まっていれば、受付の流れは組み立てられます。予約はお店が承認して確定するので、受けるかどうかの最後の判断は、これまでどおり店主の手元に残ります。

02　PREP設定の前に準備するもの｜今の電話と紙の受け方を書き出す

予約フローの作り方は、画面を開く前に、いまの受け方を紙に書き出すところから始まります。

書き出すのは3つです。1つ目は営業日と休みです。営業時間、決まった定休日の曜日、年末年始や研修などの臨時の休みを並べます。管理画面では、営業時間・定休日（曜日指定）・臨時休業日をそれぞれ設定するので、ここで書いたものがそのまま入ります。

2つ目はメニューと作業にかかる時間です。自動車整備工場なら車検・定期点検・オイル交換、自転車店ならパンク修理・点検・組み立てのように、受けている作業を書き出し、それぞれの所要時間と料金を横に書きます。いつも電話で「だいたいこのくらいかかります」と答えている時間が、そのまま目安になります。

3つ目は、受けたくない予約の条件です。「当日の急な予約は受けない」「同じ時間に預かれる台数は限られる」「作業のあとに片付けの時間がほしい」など、これまで電話で断ってきた理由を思い出して書きます。これが、あとで決める受付ルールのもとになります。

• 営業時間と定休日の曜日を書いた
• この先の臨時休業日を書いた
• メニューごとの所要時間と料金（税込）を書いた
• 当日予約や同じ時間の重なりなど、断ってきた条件を書いた
• 作業と作業のあいだに要る片付けの時間を書いた

美容室や整体のように施術の長さがほぼ決まっている業種でも、書き出す中身は同じです。紙1枚にまとまれば、設定は「書いたものを写す作業」になります。

03　SETUP予約フローの作り方｜何から決める？営業時間と時間の刻みから順に進める

予約フローの作り方は、時間 → メニュー → 受付ルール → 公開の順に進めます。

この順番には理由があります。前の手順で決めたことが、次の手順の土台になるからです。営業時間が決まらないと空き枠が出せず、メニューの所要時間が決まらないと、1件の予約でどれだけの時間を押さえるかが決まりません。下の手順1から順に進めてください。

1. 1営業時間と時間の刻みを決める
   営業時間、予約の時間の刻み、定休日（曜日指定）、臨時休業日を設定します。時間の刻みは、お客様がどの間隔で開始の時刻を選べるかの決めごとです。
2. 2メニューと所要時間を登録する
   メニューごとに名前・料金（税込）・所要時間（分）を登録します。必要ならラベルや画像を付け、表示順もここで整えます。
3. 3受付ルールを決める
   重複予約ブロック、1枠あたりの最大予約数、予約と予約の間の準備時間、何日先まで受け付けるか、開始の何分・何時間前まで受け付けるか、キャンセル期限を選びます。
4. 4確かめて公開する
   公開する前に、お客様の立場で予約画面を見て、選ぶ順番に無理がないかを確かめてから公開します。

手順3の受付ルールは項目が多いので、まずは「重複予約ブロック」と「準備時間」の2つから決めると進めやすくなります。同じ人が同じ時間帯に重ねて予約するのを防ぐ設定と、作業の詰まりすぎを防ぐ設定で、電話のときに店主が自然にしていた確認にいちばん近いからです。

手順4の公開は、作った予約ページをお客様に届ける入口を決める作業でもあります。店頭の張り紙やチラシに載せるほか、広告のリンク先に設定することもできます。

04　PITFALLつまずきやすい点は？時間の刻みと所要時間・準備時間・受付の締め切り

つまずきやすいのは、時間の刻みと所要時間・準備時間・受付の締め切りの3つです。

どれも、設定の画面を1つずつ見ているだけでは気づきにくい点です。予約フローのデザインというと画面の見た目を思い浮かべがちですが、大事なのは見た目より流れの組み立てです。お客様が予約してから来店するまでを一続きで思い浮かべると、引っかかる場所が見えてきます。

1つ目は、長い作業と短い作業が混ざる自動車整備工場で起きやすい形です。まず短いメニューが刻みにきれいに収まるかを確かめると、ずれに気づけます。2つ目の準備時間は、予約と予約の間に空ける時間のことです。自転車店でも、組み立てのあとに試し乗りや片付けをするなら、その分を準備時間として見込んでおくと安心です。

3つ目の締め切りは、「開始の何分・何時間前まで受け付けるか」と「何日先まで受け付けるか」で決めます。部品の取り寄せが要る作業がある店は、直前の予約を受けないほうが落ち着いて準備できます。キャンセル期限もあわせて考えるときは、予約のキャンセル期限の決め方も参考にしてください。

05　EXAMPLEAIスマート予約での設定の例｜自動車整備工場と自転車店の場合

AIスマート予約では、導入の流れに沿って進めると、ここまでの予約フローの作り方がそのまま設定の順番になります。

導入の流れは、無料アカウント作成 → 店舗情報・独自LPの設定 → 予約フロー・料金の設定 → 公開、の順です。店舗の予約システムをホームページなしで始めるときの考え方は、店舗の予約システムはホームページが無くても始められるでくわしく紹介しています。予約画面は業種に合わせて型を選べるので、お店の受け方に近い型を選んでから、時間とメニューを入れると迷いにくくなります。

自動車整備工場の場合は、車検や点検のように作業の長いメニューと準備時間が軸になります。メニューごとに所要時間を登録し、作業のあとの片付けや車の入れ替えを準備時間で見込みます。同じ時間帯に預かれる台数に限りがあるなら、1枠あたりの最大予約数でそろえる、という決め方ができます。

自転車店の場合は、パンク修理のような短いメニューが中心です。短い作業が続くので、1枠あたりの最大予約数で、同じ時間に受ける件数を決めるのが軸になります。組み立てのように時間のかかる作業だけは、所要時間を長めに登録しておくと、ほかの予約と重なりにくくなります。

どちらの店でも、「この日は電話で話してから受けたい」という日が出てきます。そんな日だけ電話案内に切り替える使い方もできます（くわしくは下のよくある質問で紹介します）。予約が入ったら、店主が内容を確かめて承認すれば確定です。

06　SUMMARYまとめ｜時間・メニュー・受付ルールの順に決めて公開する

決める順番を守れば、AIチャットを出さなくても、お店の働き方に合う予約の受付を始められます。

予約フローの作り方で迷ったら、いまの電話と紙の受け方を書き出すところに戻ってください。書き出したものを、時間、メニュー、受付ルールの順に写していけば、予約フローはできあがります。