予約の承認待ちで不安にさせない連絡

予約の承認待ちで不安にさせないには、受付・確定・前日の3つの連絡を順に届け、返事の見通しを伝えるのが大切です。予約の承認待ちとは、予約を送ってから店舗が承認して確定するまでの時間のことです。

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この記事では、承認制で予約を受けている店で、お客様が「本当に予約できたのか」と不安になる瞬間と、承認までの間に店から届けられる連絡の順番が分かります。

電話や紙の予約から予約ページに切り替えた店ほど、「送ったのに返事が来ない」という問い合わせに戸惑うことがあります。ここでは歯科医院のよくある1日を追いながら、困る瞬間と、連絡を変えた後の1日を見比べていきます。後半では飲食店の場合も取り上げます。

夜に予約を送った患者さんの翌朝まで

たとえば、仕事帰りの患者さんが夜21時に、歯科医院の予約ページから「土曜の午前」を申し込んだ場面を考えます。受付はもう閉まっていて、医院は承認制、つまり医院が内容を確かめてから予約を確定させる形で受けています。

患者さんの手元に残るのは、送信を終えた画面だけです。そこから翌朝までの流れは、多くの医院で次のようになりがちです。

予約そのものは問題なく取れていました。それでも患者さんは一晩気にかけ、受付は朝いちばんの時間を確認の電話に使っています。どちらかが悪いわけではなく、送ってから確定するまでの間に、何も届かなかったことが原因です。

この流れは歯科医院に限りません。承認制で予約を受ける店なら、業種を問わず同じことが起こります。

予約後に確定の連絡が来ないと不安になるのはなぜ？

理由は、承認待ちの間、お客様から見て「届いたかどうか」と「取れたかどうか」の区別がつかないからです。電話なら、その場で「お取りしました」と言われて話が終わります。予約ページでは、送ったあとに何も返ってこないと、どこで止まっているのかを想像するしかありません。

朝いちばんの電話は、たいていこんなやり取りになります。

この会話から、お客様の不安は3つに分けられます。1つ目は「ちゃんと届いたか」、2つ目は「いつ確定するのか」、3つ目は「当日まで忘れずにいられるか」です。どれも予約の中身ではなく、連絡が無いことから生まれています。

電話や紙で受けてきた店は、その場で答えるのが当たり前だったぶん、この空白に気づきにくいものです。承認待ちの時間が生まれる形に変えたら、空白を連絡で埋める工夫もあわせて考えておくと安心です。

承認待ちの間にできる3つの連絡は？

この章の要点：①受付の連絡 ②確定の連絡 ③前日の連絡を、この順番で届けます。

前の章の3つの不安に、1つずつ連絡で答える考え方です。AIスマート予約で使える機能とあわせて見ていきます。

① 受付の連絡：「届いた」を伝える
予約を送った直後に、「受け付けました。確定のご連絡は改めて届きます」と分かる連絡があれば、届いたかどうかの不安は小さくなります。AIスマート予約では、お客様は会員登録なしで予約でき、リクエストを送れば受付完了、確定の連絡はあとで届くという流れです。お客様向けのメールは、予約受付時・確定時・キャンセル時・日時変更時に送られます。

② 確定の連絡：「取れた」を伝える
店舗が承認すると、お客様に確定のお知らせが送られます。承認されるまでは、お客様の予約は確定していません。だからこそ、確定の連絡が「もう大丈夫です」の合図になります。

③ 前日の連絡：「忘れない」を支える
予約日の前日にリマインダーを送れます。手段はメールとプッシュ通知です。予約の前日にリマインドが届けば、お客様は日時を見直せますし、来店の前に気持ちの準備もしやすくなります。

プッシュ通知はアプリのダウンロードが要りません。予約確認や前日リマインダーが、お客様のスマホのホーム画面に通知で届きます。受け取るには、お客様が予約ページで通知を許可している必要があります。予約のプッシュ通知は、予約確認・前日リマインダー・来店後フォローをそれぞれオン/オフできるので、店の考え方に合わせて選べます。

連絡の仕組みとは別に、店側で決めておきたいのが「返事の目安」です。たとえば「夜に届いた予約は、翌診療日の午前中までに確定のご連絡をします」のように目安を決め、電話口や店頭でも同じ言い方で伝えておきます。これは店の運用で決めることで、目安があるだけでお客様は待つ時間の見通しを持てます。

予約の確定連絡はいつ届く？承認制の予約を変えた後の1日

同じ夜21時の予約を、連絡を変えた後の流れで追ってみます。確定の連絡がお客様に届くのは、医院が承認したときです。つまり「承認待ちの時間がいつ終わるか」は、医院がいつ承認するかで決まります。

21時に患者さんが予約を送ると、受付時のメールが届きます。医院の側には、新規予約が登録したメールアドレス（複数登録できます）に届きます。通知設定でSMSを有効にして電話番号を登録しておけば、SMSでも受け取れます。SMSには同じ日の前後の予約（最大3件）と、承認・却下のページへのリンク（24時間有効）が入ります。

院長や受付は、手が空いたときにスマホで前後の予約を見ながら承認できます。夜のうちに承認できれば、その時点で患者さんに確定のお知らせが送られます。翌朝の受付前に承認する決め方でもかまいません。どちらにしても、患者さんは「受け付けました」の連絡を持った状態で待てるので、朝いちばんに確かめの電話をかけずに待ちやすくなります。

そして土曜の前日、金曜にはリマインダーがメールとプッシュ通知で届きます。前日の連絡まで届けば、「送った」「取れた」「明日だ」の3つが、すべてお客様の手元にそろいます。

連休の前など、承認が遅れそうな日もあります。AIスマート予約では、電話で受けたい日だけ電話案内に切り替える「TEL受付」を使えます。指定した日付や期間は、チャットの予約画面で「お電話で受付」と表示し、電話番号を案内できます。返事を待たせるより、その場で話せる電話へ案内したほうが落ち着く日もあるはずです。

飲食店の承認制の予約でも同じ順番で連絡できる

週末の席を予約したお客様が「本当に取れたのか」を気にするのは、飲食店でも同じです。誕生日や会食など、外せない予定のための予約ほど、確定の連絡を待つ気持ちは強くなります。

AIスマート予約には業種の区分に「飲食・レストラン」があり、予約画面の型も業種に合わせて選べます。たとえば、月のカレンダーに空きを表示するカレンダーグリッド型や、直近の空き枠からすぐ予約する即時確定型です。ただし即時確定型は予約画面の型の名前で、予約が確定するのは店舗が承認したときです。受付・確定・前日の3つの連絡を届ける順番は、歯科医院と変わりません。

飲食店では、1枠あたりの最大予約数を設定できます。同じ時間帯に受けられる数を先に決めておけば、承認のたびに席の都合を悩む場面を減らしやすくなります。歯科医院なら業種の区分「医療・クリニック」があり、曜日・時間帯で決まった枠から選ぶ固定時間枠型なども選べます。

これから店舗の予約システムを選ぶなら、予約ページを用意する段取りと、承認後の連絡の流れを一緒に考えておくと、あとから問い合わせ電話に追われにくくなります。ホームページを持っていない店の場合は、次の記事が参考になります。

まとめ

承認制の予約で生まれる不安は、予約の中身ではなく、送ってから確定するまでの連絡の空白から生まれます。受付の連絡で「届いた」、確定の連絡で「取れた」、前日の連絡で「明日だ」を伝えれば、お客様は承認待ちの時間を落ち着いて過ごしやすくなります。

店側では、SMSやメールで新しい予約に気づき、手が空いたときにスマホで承認し、返事の目安を決めて伝えておくことが土台になります。まずは「夜に届いた予約にいつまでに返事をするか」を、今日決めてみてください。

よくある質問

予約の承認とは何ですか？

お客様から届いた予約のリクエストを店舗が確かめ、受けると決めて確定させる操作のことです。AIスマート予約では、店舗が承認するまでお客様の予約は確定していません。承認・却下・キャンセルは予約の詳細画面から行います。

管理画面では、承認待ちの予約をどう見分けますか？

予約の状態は「承認待ち」「確定」「完了」「キャンセル」の4つで表示されます。ダッシュボードには今日の予約や承認待ちなどが並ぶので、まだ確定させていない予約に気づきやすくなります。

通知を受け取る店のメールアドレスは複数登録できますか？

できます。新規予約の通知先メールアドレスは複数登録でき、新規・キャンセル・変更ごとに通知のオン/オフを選べます。テスト送信で届くかを確かめることもできます。