カウンセリングの予約システム｜会員登録なしで申し込める受け付け方

カウンセリングの予約システムなら、相談者は電話をかけずに空きを見て、会員登録なしで申し込めます。申し込みはリクエストとして届き、相談室が承認したときに確定するので、前後の予定を見てから決められます。

01　ENTRYカウンセリングの予約システムは、会員登録なしで受け付けられる？

はい、受け付けられます。相談者は登録の手間なしで申し込めて、確定するかどうかは相談室が決められます。

カウンセリングの予約システムとは、相談者がWebで空いている日時を見て申し込み、相談室がその申し込みを受け取って予定を確かめる仕組みのことです。電話やメールで日時を何度もやり取りする代わりに、空き状況を先に見てもらう形になります。

AIスマート予約では、相談者は電話をかけずに空きを確かめられ、会員登録をしなくても予約を申し込めます。初めて相談する人にとっては、IDやパスワードを作る手間が1つ減ることになります。

もう1つの柱は、申し込みがそのまま確定しないことです。予約は「リクエスト」として入り、相談室が承認するまで確定しません。入口は相談者に開きながら、受けるかどうかの最後の判断は相談室の手元に残せます。

相談の仕事は、ひとりひとりに時間をとって向き合うぶん、予定の組み方に気をつかいます。続けて入れすぎていないか、前の相談の記録をまとめる時間はとれるか。承認してから確定する流れなら、そうした事情を見たうえで返事ができます。

相談中は電話を取れない時間が長くなりがちです。だからこそ、申し込みは相談者に任せて、確定は自分で決めるという分け方が、小さな相談室には合いやすいはずです。

02　FLOWカウンセリングの予約、申し込みから確定までのよくある質問

申し込みはリクエストとして届き、相談室が承認すると確定して、相談者にお知らせが送られます。

Q. 相談者は何をすれば申し込める？

A. 相談のコースを選び、空いている枠を選んで、リクエストを送れば受付は完了です。会員登録は要らず、アプリを入れてもらう必要もありません。確定の連絡は、相談室が承認したあとに届きます。

AIチャットから申し込むときは、「来週の火曜の15時は空いていますか？」のような話し言葉でも希望の日時を読み取り、空き枠を示したうえで、氏名と連絡先を聞き取って受け付けます。入力欄の前で迷いにくいのも、初めての人にはうれしいところです。

Q. 申し込みはいつ確定する？

A. 相談室が承認したときです。それまでは「リクエスト」のままで、相談者の予約はまだ確定していません。承認は管理画面の予約の詳細から行い、承認すると相談者に確定のお知らせが送られます。

相談者の側から見ると、申し込んだときに受付のメール、承認されたときに確定のメールが届く順番です。「送ったけれど、決まったのかな」と不安なまま待たせないように、承認までのおおよその目安を予約ページの説明文に書いておくと親切です。

ここで考えておきたいのが、相談室から別に送る連絡の文面です。確定のお知らせはシステムから届きますが、初回の前に場所や当日の流れを伝えたい相談室もあるでしょう。カウンセリングの予約メールの書き方は、承認の前と後に分けて考えると整理しやすくなります。

承認の前は、日時の調整が要るときだけ短く連絡し、相談の中身にはふれないのが基本です。承認の後は、日時・場所・当日の持ち物・キャンセルの連絡先のように、来る日までに要ることだけを並べます。悩みは人に話しにくいものなので、件名や本文に相談の中身を書かない気づかいも大切です。

Q. 相談中で電話に出られないとき、申し込みにどう気づく？

A. 新しい予約が入ると、登録したメールアドレスに通知が届きます。メールアドレスは複数登録でき、新規・キャンセル・変更のどれを知らせるかも選べます。

通知設定でSMSを有効にして電話番号を登録すれば、新規予約の受付時にSMSでも届きます。SMSには同じ日の前後の予約（最大3件）と、承認・却下のページへのリンク（24時間有効）が入るので、相談と相談の合間にスマホでの予約管理を済ませやすくなります。通知の決め方は、予約が入ったのに気づかない｜スマホで予約管理をする店の通知の決め方でくわしく書いています。

03　ROLE相談者と相談室、それぞれがすることを表で見ると

相談者が動くのは申し込みとお知らせを受け取るところで、相談室が決めるのは承認とキャンセルの期限です。

ここまでの流れを、場面ごとに並べました。「誰が、何をするか」だけを見比べられるようにしています。

こうして並べると、相談者の手間は「選んで送る」だけで、日時を確定させる判断はすべて相談室の側にあることが分かります。会員登録の画面をはさまないぶん、相談者が立ち止まる場所も少なくなります。

下の図は、同じ流れを「予約のリクエスト」を真ん中に置いて描いたものです。申し込み・承認・確定のお知らせ・キャンセルの期限の4つが、どれもリクエストを軸につながっています。

どこか1つが抜けると、相談者を待たせたり、急な取り消しに困ったりしやすくなります。始める前に、4つの場面それぞれで相談室が何をするかを決めておくと安心です。

04　START始める前によく聞かれる質問（業種の選び方・申込前の質問）

業種は「その他」で始めて名前を書き換えればよく、申込前の質問はAIチャットの答えとして登録しておけます。

Q. カウンセリングはどの業種で始める？

A. 申し込みのときに選ぶ業種の区分は7つで、美容・ヘアサロン、飲食・レストラン、医療・クリニック、フィットネス・スポーツ、ホテル・宿泊、教育・スクール、その他です。相談室なら、「その他」を選び、予約ページの上に出る業種名を相談室らしい言葉に書き換えるという始め方ができます。

予約画面の型も、相談の進め方に合わせて選べます。管理画面の説明では、曜日と時間帯で決まった枠から選ぶ「固定時間枠型」の例にカウンセリングが挙がっていますが、ほかの型を選ぶこともできます。

始めるまでの流れは、無料アカウントの作成、店舗情報と独自LPの設定、予約フローと料金の設定、公開の順です。公開した予約ページは、広告のリンク先にも使えます。ホームページが無いまま店舗の予約システムを始める手順は、店舗の予約システムはホームページが無くても始められる｜予約ページの作り方にまとめています。

Q. 相談の時間や料金など、申込前の質問はどう受ける？

A. AIチャットに答えてもらうなら、「AI FAQ設定」に答えを登録しておきます。AIは登録された内容をもとに答えるので、1件も登録していないと、営業時間のような質問にも答えられません。相談の時間・料金・キャンセルの決まり・アクセスなど、電話でよく聞かれることから登録していくのが近道です。

AIが答えられなかった質問は分析画面で確かめられるので、足りない答えはあとから足していけます。AIチャット予約システムでの質問の集め方と答え方は、AIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らす｜質問の集め方と答え方でくわしく紹介しています。

05　SUMMARYまとめ：会員登録なしで申し込めて、確定は相談室が決める

相談者の入口は軽く、確定の判断は相談室に。この2つを分けておくのが、相談の予約を受け付ける形の要です。

相談の予約では、申し込む人の気持ちの負担と、受ける側の予定の組み方の両方に気をつかいます。会員登録なしで申し込める入口と、相談室が承認して決める確定を分けておけば、どちらにも無理をかけにくくなります。

まずは、承認までの目安・キャンセルの期限・初回の案内の3つを決めるところから始めてみてください。

相談中の通知の受け方や、申込前の質問の答え方は、下の記事もあわせてどうぞ。