予約システムの顧客台帳とは｜予約から自動でまとまるお客様の一覧と全件再同期

予約システムの顧客台帳とは、予約で受け取った名前や連絡先、予約の履歴がお客様ごとに並ぶ一覧です。予約が入るたびに自動で更新され、使い始める前の予約も「全件再同期」でまとめて取り込めます。

紙のノートでお客様を管理していると、「この方、前はいつ来てくれたかな」とページをめくる時間が意外とかかります。予約システムに切り替えると聞いても、お客様の記録がどうまとまるのか分からず、迷っている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、予約システムの顧客台帳の意味と3つの特徴、よくある誤解、似た言葉との違いを、美容院・整体院の例でやさしく説明します。

01　MEANING顧客台帳とは？予約で受け取った情報がお客様ごとにまとまる一覧

顧客台帳は、紙の顧客ノートを予約システムの中に置きかえたもの、と考えると分かりやすくなります。

顧客台帳とは、お客様1人ずつの名前・連絡先・来店の記録をまとめた一覧のことです。お店によっては「お客様リスト」「顧客名簿」と呼んでいるかもしれません。

紙のノートなら、来店のたびに名前を探してページを開き、日付やメニューを書き足していきます。予約システムの顧客台帳では、この書き足しを人の手でする必要がありません。お客様が予約のときに入力した名前や連絡先が、そのまま台帳のもとになるからです。

予約システムの顧客台帳では、予約したお客様の名前・連絡先・予約の履歴（来店回数・受けたメニュー）・最後に来た日を、一覧で見られます。「誰が、何回、何を受けて、最後にいつ来たか」が、お客様ごとにひと目で分かるのが、顧客台帳のいちばん基本の姿です。

この章の要点：顧客台帳は、予約で受け取った情報からできあがるお客様の一覧で、自分で書き写す手間がかかりません。

02　FEATURE顧客台帳の3つの特徴は？自動で更新・1人にまとまる・前の予約も取り込める

台帳の特徴は、自動で更新されること、1人にまとまること、前の予約も取り込めることの3つです。

まずは3つの特徴を並べておきます。

①の「自動で更新」は、紙のノートといちばん違うところです。閉店後に、その日来たお客様の分を書き足すという作業が、そもそも要りません。予約が入るたびに台帳も新しくなるので、書き忘れや書き間違いが入りこむすきまが小さくなります。

②の「1人にまとまる」は、同じお客様が何度も予約したときの話です。台帳は、同じメールアドレスで入った予約を、1人のお客様としてまとめます。3回予約した方が3行に分かれて並ぶのではなく、1人の中に3回分の記録が入るイメージです。

③の「全件再同期」は、台帳を使い始める前にすでに入っていた予約を、まとめて台帳に取り込む操作です。少し前から予約システムで予約を受けていたお店でも、この操作で、それまでの予約からお客様の一覧をそろえられます。

この3つの土台の上に、お店ごとの使い方がのります。お客様ごとにメモとタグを付けられるほか、「新規」「リピーター」「コアリピーター」にも自動で分けられます。初めての方と通い慣れた方を、一覧の中で見分けやすくなります。

03　MYTH顧客台帳でよくある誤解は？全件再同期は紙のノートを読み込む機能ではない

「全件再同期」という言葉から、手元の記録が何でも入ると思われがちですが、取り込めるのは予約システムに入っている予約です。

いちばん多いのが、「全件再同期をすれば、紙の顧客ノートの中身も台帳に入る」という思いこみです。全件再同期がまとめるのは、その予約システムで受け付けた予約です。紙のノートや、パソコンにある別のファイルを読み込む機能ではありません。紙に書いてきた何年分もの記録が、ボタン1つで台帳に移るわけではない、と覚えておきましょう。

2つめは、「同じ名前なら1人にまとまる」という誤解です。まとめる目印は、名前ではなくメールアドレスです。お客様に毎回同じメールアドレスで予約してもらえると、記録が1人にそろいやすくなります。常連の方には、予約のときに同じアドレスを使ってもらうよう、ひと言お願いしておくのも1つの決め方です。

3つめは、「施術の細かい記録まで残せる」という誤解です。台帳で見られるのは、名前・連絡先・予約の履歴・最後に来た日と、お店が書き足すメモ・タグです。美容院や整体院に向けた専用の記録の機能があるとは案内されていません。薬剤の配合や体の状態など、細かい記録が要るお店は、いまの記録の方法を続けるほうが安心です。

3つの誤解を、台帳でできること・できないことで並べると、次のようになります。

△や×のところは、台帳の外で記録を続けるか、メモに短く書いておくかを、お店で先に決めておくと迷いません。

04　DIFF予約一覧・紙の顧客ノート・予約フォームの項目とはどう違う？

似た言葉が並びますが、「予約ごとに見るか」「お客様ごとに見るか」「誰が書くか」で分けると区別がつきます。

予約一覧は、予約1件ずつを見るための画面です。いつ・誰が・どのメニューで来るのか、その予約が「承認待ち」「確定」「完了」「キャンセル」のどれなのかを確かめます。お客様からの予約はリクエストとして入り、お店が承認すると確定します。承認は、手が空いたときにスマホからでもできます。

顧客台帳は、同じ予約の情報を、お客様の向きに並べ直したものです。予約一覧が「今日の予定表」なら、顧客台帳は「お客様の名簿」にあたります。4つの言葉を表で並べると、次のとおりです。

いちばん大きな違いは、顧客台帳の作り方そのものです。紙のノートは、予定を見て、名前を探して、書き写すという手作業で育てていました。予約システムでは、予約で受け取った内容が予約一覧に入り、そこから顧客台帳へまとまっていきます。台帳を「書く」のではなく、予約を受けることが、そのまま台帳づくりになります。

台帳のもとは、お客様が予約のときに入力した内容です。入力しやすい予約の入口にしておくことが、台帳を整える近道になります。ホームページに予約の入口を置くときの予約フォームの項目や置き場所は、ホームページに予約フォームを埋め込む前の点検8項目で確かめられます。

05　USE予約システムの顧客管理は、美容院・整体院だとどう使う？

予約を受け始めれば顧客台帳は自然に育つので、お店がまずすることは、予約を受けられる状態にすることです。

AIスマート予約を使う場合、始めるまでの流れは「無料アカウントを作る → 店舗情報と独自LP（お店専用の予約ページ）を設定する → 予約の流れと料金を設定する → 公開する」の4つです。公開したページは、広告のリンク先にも設定できます。ホームページが無いお店での店舗の予約システムの始め方は、店舗の予約システムはホームページが無くても始められるで順を追って説明しています。

美容院の場合

美容院の顧客管理では、「この方はいつも誰に担当してもらっているか」「前回はどのメニューだったか」を思い出せることが大切です。予約ではスタッフの指名を受けられ、スタッフごとの休みも設定できます。顧客台帳では、そのお客様が何回来て、どのメニューを受けたか、最後に来たのはいつかを見返せます。来店の前に台帳を開いておけば、紙のノートをめくらずに準備ができます。

整体院の場合

整体院では、予約画面の型をステップ式やカレンダーグリッド型から選べます。予約ページには「施術の流れ」をステップの形で載せられるので、初めての方は流れを読んでから予約できます。2回目からの方は、台帳で前回の日付を確かめられます。しばらく間があいているお客様に気づけるのも、最後に来た日が並ぶ台帳ならではです。

台帳は、お知らせにもつながります。キャンペーンのお知らせをプッシュ通知で送るときは、顧客台帳とつないで、特定のお客様の層にまとめて送れます。今すぐ送るか、日時を決めて送るかも選べます。受け取るには、お客様が通知を許可している必要があります。

毎日の予約の確認や承認は、スマホでも同じようにできます。予約管理をスマホで行うときの通知の受け方は、予約が入ったのに気づかない｜スマホで予約管理をする店の通知の決め方にまとめています。

06　SUMMARYまとめ：顧客台帳は予約を受けるほどたまっていく

顧客台帳は自分で作る帳面ではなく、予約から自動でまとまるお客様の一覧です。

紙のノートからの切り替えを考えているなら、まずは予約を受けられるページを用意することから始めましょう。すでに予約システムで受けていた予約は、全件再同期をすることで、まとめて台帳にそろえられます。

台帳がたまってくると、お客様1人ひとりの通い方が見えてきます。紙をめくって探していた時間を、目の前のお客様との会話に回してみてください。