開店前の予約確認チェックリスト｜今日の予約と承認待ちを見落とさない

開店前の予約確認は、今日の予約、承認待ち、予約の重なりと空き時間の3つを、毎朝同じ順番で見るのが近道です。最後にスタッフの休みと休業日の反映を確かめれば、10項目のチェックリストで誰が担当しても確認の中身をそろえられます。

美容院や整骨院、歯科医院のように数人のスタッフで予約を受けているお店では、朝の確認のしかたが人によって少しずつ違いがちです。ある人は承認待ちから見て、ある人は今日の予約だけを見て終わる。この記事では、開店前に予約の画面で何をどの順番で見るかを、印刷して使える10項目のチェックリストにまとめました。

印が付かなかった項目の数ごとに、明日の朝から何を変えればよいかも書いています。

01　WHY開店前の予約確認が人によってばらばらになるのはなぜか

ばらつくのは人のせいではなく、見る画面と順番が決まっていないからです。

朝の予約確認がそろわないとき、つい「もっと気をつけて」と声をかけたくなります。けれども、見落としの多くは注意の足りなさではなく、どの画面をどの順番で見るかが決まっていないことから起きます。決まりが無ければ、それぞれが自分の慣れた見方で確かめるので、見る場所に抜けが出るのは自然なことです。

たとえば美容院で、その日の担当が今日の予約だけを見て、夜のうちに入った承認待ちに気づかないまま開店する。整骨院で、同じ時間に予約が重なっていることを、お客様が来てから知る。どちらも、見る順番が決まっていれば朝のうちに拾えた場面です。

うれしいことに、予約の画面で見るものはそれほど多くありません。AIスマート予約では、予約の状態は「承認待ち」「確定」「完了」「キャンセル」の4つだけです。ダッシュボードには今日の予約や承認待ちなどが並び、タイムラインでは1日の予約をスタッフ別の列に並べて見られます。

見る相手がこれだけなら、見る場所と順番を紙1枚に決めておけます。予約確認チェックリストとは、開店前に予約の画面で見る点検項目を、見る順番どおりに並べた一覧です。予約管理を毎日同じ形で回すための、いちばん小さな決まりごとだと考えてください。

開店前の準備のチェックリストがすでにあるお店なら、そこに予約の項目を足すだけでも始められます。新しい道具を増やすより、今ある朝の段取りに組み込むほうが続きやすいからです。

02　CHECK開店前の予約確認チェックリスト10項目（承認待ちの確認からタイムラインの見方まで）

今日の予約、承認待ち、タイムライン、スタッフの休みの4つのまとまりを、上から順に確かめます。

開店前に予約はどこまで確認すればよいか。答えは、下の10項目です。上から順に□を付けていけば、見る場所に抜けが出にくくなります。できている項目に印を付け、付かなかった数を数えてみてください。

• ダッシュボードで、今日の予約の件数と時間を見た
• 今日いちばん早い予約の時間と担当を確かめた
• 承認待ちの予約が残っていないか見た
• 承認待ちの予約を、承認するか却下するか決めた
• 前の日から増えたキャンセルがないか見た
• タイムラインで、同じスタッフに予約が重なっていないか見た
• タイムラインで、今日の空き時間がどこにあるか見た
• 週次カレンダーで、明日以降の予約の並びもざっと見た
• 今日休むスタッフの休暇が、設定に入っているか確かめた
• 臨時休業日が近いときは、その日が設定に入っているか確かめた

この10項目は、見る画面ごとに4つのまとまりに分かれています。それぞれで何を見るのかを、順に説明します。

今日の予約と承認待ちはどう確認するか

最初に開くのはダッシュボードです。AIスマート予約のダッシュボードには、今日の予約や承認待ちなどが並ぶので、朝いちばんに開く画面をここに決めておくと迷いません。まず今日の予約の件数と時間を見て、いちばん早いお客様の時間と担当を頭に入れます。

次に承認待ちです。お客様からの予約は「リクエスト」として入り、お店が承認するまで確定していません。夜のうちに入った予約が承認待ちのまま残っていると、お客様は確定のお知らせを待ったままになります。承認や却下は予約の詳細画面から行えるので、開店前に1件ずつ片づけておきましょう。あわせて、前の日から増えたキャンセルがないかも見ておくと、空いた時間を早めにつかめます。

予約の重なりや空き時間はどう確かめるか（タイムラインの見方）

重なりと空き時間は、タイムラインで見ます。タイムラインは1日の予約をスタッフ別の列に並べて表示するので、同じ列の中で予約が詰まっているところや、ぽっかり空いているところを目で追えます。見方のこつは、列を上から下へ1本ずつたどることです。

重なりが見つかったら、開店前のうちに担当の入れ替えやお客様への連絡を決めておきます。空き時間は、電話でいただく予約をどこに入れられるかの目安になります。明日以降の様子は週次カレンダーで見られます。1週間の予約をスタッフごとに横並びで見ておくと、先の重なりにも気づきやすくなります。

スタッフの休みと休業日は反映されているか

最後に、休みの反映を確かめます。スタッフごとの休暇は設定で管理できるので、今日休む人の休暇が入っているかを見ておきます。歯科医院のように担当の決まった予約を受けるお店では、休みが反映されていないと、その日の予約の組み立てがずれてしまいます。

臨時休業日も、営業時間や定休日と同じく設定に入れられます。近く臨時休業があるなら、その日が設定に入っているかも朝のうちに確かめましょう。Googleビジネスプロフィールからも予約を受けているお店は、そちらの営業時間の表示もあわせて見直すと安心です。予約の入口のそろえ方は、開業前のGoogleビジネスプロフィール予約でまとめています。

このチェックリストは印刷して受付の近くに置き、毎朝□に印を付けて使えます。日付と確かめた人の名前を書く欄を足しておくと、誰がいつ見たかも残ります。

03　NEXT当てはまらなかった数で決める、明日の朝からの直し方

印が付かなかった数で、次に手を入れるところが変わります。

10項目のうち、印が付かなかったのはいくつでしたか。抜けが多いお店ほど、「何を見るか」より先に「誰がいつ見るか」を決めるのが近道です。見る人と時間が決まらないままでは、項目をいくら増やしても、忙しい朝には後回しになってしまうからです。

7個以上のお店は、まず担当を決めましょう。日替わりでもかまいません。大切なのは「今日は誰が見るか」がはっきりしていることです。担当が決まったら、ダッシュボードの今日の予約と承認待ちの2つだけを確かめる日から始め、慣れてきたら項目を足していきます。

3〜6個のお店は、見てはいるけれど順番がばらばらな状態かもしれません。タイムラインで重なりと空き時間を見る、週次カレンダーで先の並びを見る、といった画面ごとの作業を、チェックリストの順に並べ直すだけでも抜けを減らしやすくなります。見落としやすいのは、スタッフごとの休暇の反映です。シフトや休みが変わった週は、この項目を最初に見るくらいでちょうどよいでしょう。

0〜2個のお店は、もう一歩進められます。夜のうちに入った承認待ちを前の晩にスマホで見ておけば、朝の時間をタイムラインの確認に回せます。AIスマート予約では、スマホからその場で、前後の予約を見ながら承認できます。スマホで予約管理をするときの通知の決め方は、予約が入ったのに気づかない｜スマホで予約管理をする店の通知の決め方で詳しく書いています。

04　AUTO毎日の予約管理で、仕組みに任せられる項目と人が見る項目

夜の受付と知らせは仕組みに任せ、承認と重なりの判断は朝にお店が見ます。

予約管理を毎日続けるうえで、すべてを人の目で追う必要はありません。開店前の準備を軽くするために、仕組みに任せられるところは任せてしまいましょう。AIスマート予約では、次の3つを仕組みに任せられます。

1つ目は夜の受付です。AIチャットが24時間、予約を受け付けるので、営業時間の外に来た予約も、朝には承認待ちとしてダッシュボードに並びます。受け付ける枠は、お店が決めた営業時間やシフト、受付の締め切りの設定に従います。よくある質問にAIチャットで先に答えておく考え方は、AIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らす｜質問の集め方と答え方にまとめています。

2つ目はお店への知らせです。新しい予約が入ると、登録したメールアドレスに通知が届きます。通知設定でSMSを有効にすれば、新規予約をSMSで受け取ることもできます。知らせが届いていれば、朝の確認は「何が入ったか」より「どう判断するか」に時間を使えます。

3つ目はお客様への前日のお知らせです。アプリのダウンロードは要らず、予約確認や前日のリマインダーがお客様のホーム画面に通知で届きます。予約確認と前日リマインダーは、それぞれオン・オフを選べます。受け取るには、お客様の通知の許可が必要です。

かかる手間：通知のオン・オフを選ぶむずかしさ：やさしい

一方で、人が見る項目も残ります。予約はお店が承認して確定するので、承認待ちを片づけることと、タイムラインで重なりを判断することは、朝にお店が見る仕事です。その予約を受けるかどうか、重なりをどう組み替えるかは、お店の事情を知っている人でないと決められません。

店舗の予約システムを選ぶときも、この線引きを先に決めておくと、毎朝の点検表が短くなります。予約ページの作り方から考えたい方は、店舗の予約システムはホームページが無くても始められる｜予約ページの作り方もあわせてどうぞ。

05　SUMMARYまとめ

毎朝同じ順番で同じ画面を見ることが、承認待ちと重なりを見落とさないいちばんの近道です。

開店前の予約確認は、ダッシュボードを開くところから始まります。まずは明日の朝、このチェックリストを1回通してみて、印が付かなかった項目を1つだけ直してみてください。続けるうちに、誰が担当しても同じ確認ができる形に近づいていきます。