SNSのDMで届く予約の受付と返信｜メッセージ対応を軽くする

SNSのDMで届く予約は、返信で聞く順番を決めて受け、プロフィールの予約リンクへ案内すると取りこぼしを減らせます。DM予約とは、SNSのダイレクトメッセージで日時やメニューを伝えて申し込む予約のことで、往復が増えやすい受け方です。

この記事では、SNSのDMで届く予約をどう受ければ見落としと往復を減らせるかを、返信で聞く順番とプロフィールのリンクの置き方に分けて説明します。

SNSを集客に使い始めると、投稿を見たお客様から「来週の土曜日、空いていますか？」とDMが届くようになります。うれしい反面、施術や調理の合間に返信するのは大変で、気づいたら既読のまま1日たっていた、ということも起こりがちです。電話と紙の台帳で予約を受けているお店や、開業したばかりで予約ページがまだ無いお店ほど、DMの対応が負担になりやすいものです。

SNSのDMで届く予約は、なぜ取りこぼしやすいのですか

この段の結論：DMは予約専用の窓口ではないため、ほかの連絡に埋もれやすく、台帳への書き写しでも漏れが出やすくなります。

DMには、予約の申し込みだけでなく、投稿への感想、営業の連絡、ちょっとした質問などがまとめて届きます。予約のメッセージだけが目立つわけではないので、通知を見ても後で読もうと思ったまま流れてしまうことがあります。施術中や調理中はスマホを開けず、手が空いたころには新しいメッセージが上に積み重なっている、という場面もよくあります。

もう1つ多いのが、既読にしたまま返し忘れるケースです。一度開いたメッセージは未読の印が消えるため、あとから見返したときに「返信済み」と思い込みやすくなります。こうしたメッセージでの予約の取りこぼしは、お店の気配りが足りないからではなく、DMという窓口の性質から起こるものです。

さらに、電話と紙の台帳で予約を受けているお店では、DMで決まった予約を台帳に書き写す手間が加わります。窓口が2つに分かれると、書き写しを忘れた枠に電話の予約を入れてしまい、同じ時間に2組が重なることもあります。

DMの予約対応で、往復が増えるのはどんなときですか

DMでのやり取りは会話の形になるため、お客様は思いついた順に用件を書きます。お店が必要な情報がそろうまで聞き返すことになり、1件の予約に何往復もかかりやすくなります。業種ごとに、よくある場面を見てみます。

美容サロン（エステ・ネイル）では、「いつものコースで」「前回と同じ感じで」といった、メニュー名があいまいな申し込みがよく届きます。どのメニューを指しているのかを確かめるだけで1往復、所要時間を伝えて空きを合わせるのにもう1往復かかります。

飲食店では、日時・人数・コースの有無が別々のメッセージで届きがちです。「金曜の夜いけますか？」「4人です」「やっぱり5人かも」と小分けに届くと、そのつど空きを確かめ直すことになります。

美容院では、担当スタッフの指名と空きの確認が重なります。指名したいスタッフが休みの日だった場合、別の日を提案するか、別のスタッフでよいかを聞くことになり、やり取りが長くなります。

どの場面にも共通するのは、「お店が何を知りたいか」がお客様に伝わっていないことです。聞く項目と順番をお店が先に示せば、往復の回数はぐっと減らしやすくなります。その案内先として役立つのが予約ページです。

予約ページとは：お客様が空いている日時を見て、メニューなどを選び、自分で申し込めるWebページのことです。SNSのプロフィールやホームページからリンクで案内できます。

DMの予約を軽くする3つの受け方

ここからは、道具を変えなくても今日から始められる受け方を3つ紹介します。

受ける窓口を決めて、DMは「案内する場所」にする

最初に決めたいのは、予約を最終的にどこで受けるかです。電話と紙の台帳が中心なら台帳、予約ページがあるなら予約ページを「本当の窓口」と決めます。DMはそこへ案内する入口と考えると、DMの中で予約を完結させようとして往復が増えることを防ぎやすくなります。

窓口を決めたら、プロフィールや固定の投稿に「ご予約はこちらから」と書き、スタッフの間でも「DMで届いた予約は、必ず台帳（または予約ページ）に入れてから返信する」という順番をそろえておきます。

DMの予約返信の例｜聞く順番を先に決めておく

DMで予約を受けるときは、聞く項目と順番をお店で決めておき、最初の返信でまとめて聞くのが近道です。次の順番にすると、空きの確認がしやすくなります。

1. 1希望の日時
   第2希望まで聞いておくと、空いていないときの往復が減ります。
2. 2メニュー
   所要時間が決まるので、日時の次に聞きます。
3. 3人数・担当の希望
   飲食店なら人数、美容院なら指名の有無を聞きます。
4. 4お名前・連絡先
   当日の遅れや変更の連絡に使います。
5. 5確定の連絡を返す
   台帳に書き入れてから「ご予約を承りました」と返します。

最初の返信は、たとえば次のような一文にしておくと、そのまま使い回せます。「お問い合わせありがとうございます。ご予約は、①ご希望の日時（第2希望まで）②メニュー③人数・担当のご希望④お名前とご連絡先を、まとめてお送りください。空きを確かめて、こちらから確定のご連絡をします。」

業種に合わせて、③の部分だけを言い換えると自然です。飲食店なら「人数と、コースか席のみか」、美容院なら「担当スタッフのご希望」、美容サロンなら「メニュー名（分からなければ前回の内容）」とすると、あいまいな申し込みも一度で受けやすくなります。

SNSのプロフィールに予約リンクを置く

予約ページがあるなら、SNSのプロフィールのリンク欄に予約ページのURLを置きます。DMで届いた申し込みにも「プロフィールのリンクから、空きを見てお申し込みいただけます」と返せば、やり取りを1往復で終えやすくなります。

左がこれまでの受け方、右がリンクへ案内する受け方です。お客様が自分で空きを見て申し込むため、お店は届いた予約を確認するだけで済みます。

ただし、DMと予約ページの両方で受ける期間は、同じ枠に2件入らないよう注意が必要です。

AIスマート予約なら、DMの行き先を予約ページにできます

「プロフィールに置く予約ページがまだ無い」というお店でも、AIスマート予約なら、画一的な予約画面ではなく、店舗のブランドが伝わる予約ページを自動で作れます。

予約ページのURLは ai-yoyaku.jp/lp/ の形で、設定画面で確認・コピーできます。コピーしたURLをSNSのプロフィールのリンク欄に貼っておけば、DMで届いた申し込みにもそのリンクを返すだけで案内できます。また、ブランド設定ではSNSのURLも設定できます。SNSのプロフィールには予約ページのURLを、ブランド設定にはSNSのURLを入れておく、という組み合わせにしておくと、両方の情報をそろえておけます。すでにホームページがあるお店は、管理画面から埋め込みコードをコピーして貼るだけで、今のホームページに予約機能を足せます。HTMLの知識は要りません。

予約画面は、業種に合わせて型を選べます。美容院ならスタッフの指名と、スタッフごとの休暇設定に対応しています。飲食店なら1枠あたりの最大予約数を設定できます。美容サロンなら、メニューにラベル（「当店おすすめ」など）や画像を付けられるので、「いつものコース」のようなあいまいな申し込みの代わりに、画像つきのメニューから選んでもらう形にできます。

予約ページでは、営業時間・料金・所要時間など、来店前によく聞かれることにAIチャットがその場で答えます。答えのもとになるのは、お店が登録したFAQです。DMで届きがちな質問を先にFAQへ登録しておくと、お客様が予約ページの中で答えを確かめられるようになります。質問の集め方は「AIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らす」で詳しく紹介しています。

届いた予約は、お店が承認して確定します。オーナーは営業時間外に対応しなくてよく、手が空いたときにスマホで承認するだけです。ホームページが無い店舗で予約システムを始める流れは「店舗の予約システムはホームページが無くても始められる」にまとめています。

まとめ：DMは「受ける場所」ではなく「案内する場所」にする

SNSのDMは、お客様にとって気軽に使える連絡の手段です。一方で、お店にとっては予約以外の連絡も混ざる窓口のため、見落としや返し忘れ、台帳への書き写し漏れが起きやすくなります。

予約の受付は台帳や予約ページに集め、DMはそこへ案内する入口にする。この考え方に切り替えるだけでも、メッセージ対応はかなり軽くしやすくなります。