予約の承認制は、店が前後の予定を確かめてから確定できる受け方で、無理な詰め込みを防ぎやすくなります。承認待ちを溜めないコツは、見る時刻と決める基準を先に決め、手が空いた時にスマホでその場で返すことです。
ネット予約を始めたいけれど、知らないうちに予約が決まるのは不安。かといって、届いた予約を確かめる手間が増えて返事が遅れるのも困る。電話と紙の予約帳で回してきたお店ほど、この迷いを持ちやすいものです。
この記事では、予約を承認制で受ける美容院の1日を追いながら、承認待ちが溜まる時間と、溜めないための回し方が分かります。後半では歯科医院と整体院で回すときの違いも紹介します。
目次
予約を承認制にするメリットは何か
この段の結論：承認制のよさは、予約を確定する前に、店が前後の予定と手の空き具合を確かめられることです。
予約の承認制とは、お客様の予約をいったんリクエストとして受け、店が内容を確かめて承認した時点で確定する受け方です。承認制の仕組みでは、お客様からの予約は「リクエスト」として入り、店が承認するまで確定しません。
申し込んだ時点で予約が決まる即時確定の受け方との違いは、確定の前に店が一度目を通す間があるかどうかです。即時確定はお客様をすぐ安心させられる一方、時間の読みにくいメニューが続く日には詰め込みが起きることもあります。カラーやパーマの多い美容院や、1人で回していて急な組み替えがしにくい店は、承認制と相性がよい受け方です。どちらが合うかは、店の忙しさとメニューの組み方で変わります。
ただし承認制には、店が返すまでお客様が待つという面があります。その待ち時間がどこで延びるのか、1人で回す美容院のよくある1日で見てみます。
閉店後の片付け中に、ネットから予約のリクエストが届く。「明日の朝に見よう」と後回しにする。
掃除とタオルの準備に追われ、確かめないまま最初のお客様を迎える。
カラーとカットが続く。通知に気づいても、薬剤を塗っている最中は手が離せない。
予約帳と見比べながら開くと、前夜の分と今日の分がまとめて並んでいる。
1件ずつなら短い時間で決められることでも、「あとで」を重ねるうちに夜まで持ち越します。忙しい日ほど、この形になりがちです。
予約リクエストは承認されるまで確定していないのか
はい。承認制では、店が承認するまで予約は確定していません。お客様から見ると、申し込みはしたものの、まだ決まっていない状態が続きます。
予約はリクエストで届き、承認で確定する
予約の状態は「承認待ち」「確定」「完了」「キャンセル」の4つに分かれ、リクエストが届いた直後は「承認待ち」です。店が承認すると「確定」に変わり、お客様に確定のお知らせが送られます。
店にとっては届いている予約でも、お客様にとってはまだ決まっていない予約です。この見え方のずれが、次のような電話につながります。
返事が遅れると、お客様は取り直すかどうか迷い始めます。承認制のよさを生かすには、確かめる間を短く保つことが欠かせません。
予約の承認待ちが溜まる3つの時間
美容院の1日を見ると、承認待ちが溜まるのは決まった時間です。
- 閉店後から翌朝まで：夜に届いたリクエストを朝に回し、朝は準備で見られない
- 施術が続く午後：通知に気づいても手が離せず、そのまま次のお客様に入る
- 「あとで」と保留したとき：前後の予定がすぐ思い出せず、判断を先に延ばす
厄介なのは3つ目です。判断の材料が手元に無いから保留になります。見る時刻と、その場で決められる材料をそろえれば、溜まりにくくなります。
承認待ちの予約を溜めないにはどう回せばよいか
回し方は3つです。見る時刻を決める、その場で決める基準を持つ、迷った分をその日のうちに返す、の順に整えます。
- 1見る時刻を1日3回に決める
開店前・昼の合間・閉店後のように、施術が入りにくい時間を「承認の時間」にします。通知のたびに見るのではなく、できるだけ決めた時刻に開く形にします。 - 2その場で決める基準を書き出す
「前後の予約と所要時間が収まる」「指名のスタッフが空いている」なら承認、のように、迷わず承認できる条件を先に決めておきます。 - 3迷った分はその日のうちに返す
基準に当てはまらないものだけを残し、閉店後に予約帳と見比べて決めます。受けられないときは、別の日時を添えて返します。
2つ目の基準を当てはめやすくするのが、通知の中身です。AIスマート予約では、通知設定でSMSを有効にして通知先の電話番号を登録すると、新規予約の受付時に店舗へSMSが届きます。SMSには同じ日の前後の予約（最大3件）と、承認・却下のページへのリンク（24時間有効）が入るため、スマホからその場で前後の予約を見ながら承認できます。
リンクの有効期間を過ぎたものや、じっくり確かめたいものは、予約の詳細画面から承認・却下します。受けられない予約の伝え方は「満席のときの断り方と次につなげる案内」で紹介しています。
1日の終わりの目印も決めておきます。ダッシュボードには今日の予約や承認待ちが並ぶので、閉店後に承認待ちが残っていないかを見てから1日を閉じます。「承認待ちを翌日に持ち越さない」を店の決まりにしておくと続けやすくなります。
承認待ちを夜に持ち越さない美容院の1日
同じ美容院の1日を、回し方を変えた形で見てみます。届くリクエストは同じでも、見る時刻と基準があるだけで流れが変わります。
準備の前に一度だけ開き、前夜のリクエストを前後の予約と見比べて承認する。
SMSで前後の予約を見て、基準に当てはまるものはその場で承認。迷うものだけ残す。
残した分を予約帳と見比べ、決められるものを返す。
詳細画面で残りを確かめ、承認待ちが無いことを見て1日を閉じる。
変わったのは施術の手を止める回数ではなく、「あとで」を置く場所です。保留は昼と閉店後の2か所に集め、それ以外の時間は基準で決めるか、見ないかのどちらかにします。
承認の前に前後の予約を見ることは、予約の重なりに気づく機会にもなります。重なりそのものを受付のルールで防ぐ方法は、次の記事にまとめています。
歯科医院・整体院で承認制を回すときの違い
見る時刻と基準を決める考え方は同じでも、業種によって手が空く時間と確かめることが変わります。
歯科医院：会計の波が引いた時間に見る
歯科医院では、受付のスタッフが電話・会計・次回の予約取りを同時に受け持つことが多く、診療が終わる前後ほど手がふさがります。見る時刻は、午前の診療の後や午後の診療の前など、会計が落ち着く時間に置くと確かめやすくなります。基準には、治療に合う長さの枠が空いているか、担当の先生の予定と合うかを入れます。
予約画面の型は業種に合わせて選べ、決まった時間の枠から選んでもらう固定時間枠型は、クリニック向けとされています。業種の区分にも「医療・クリニック」があります。
整体院：施術と施術の間で決められる基準にする
1人で施術する整体院では、施術中はスマホに触れにくく、見られるのは施術の間の短い時間です。その時間で決められるよう、基準は「初回か2回目以降か」「前後に片付けの時間が取れるか」など、すぐ判断できるものに絞ります。
整体院で使える予約画面の型には、ステップ式やカレンダーグリッド型があります。予約ページに「施術の流れ」をステップ形式で載せておくと、初めての方が来店までの流れを予約の前に知ることができます。
業種が違っても、店舗の予約システムを承認制で使うなら、「いつ見るか」「何で決めるか」の2つを先に決めることが出発点です。ホームページが無い店での予約ページの作り方は、リンク先で紹介しています。
まとめ：予約の承認制は見る時刻と決める基準で回る
予約の承認制は、確定の前に店が確かめる間を持てる受け方です。その間が延びると、お客様はまだ決まっていない状態のまま待つことになります。
まずは見る時刻を1日3回決め、その場で承認できる基準を書き出してみてください。迷った分はその日のうちに返し、閉店後に承認待ちが残っていないかを見て1日を閉じる。この形ができると、施術の最中に予約のことで気を取られる時間を減らしやすくなります。
AIチャット予約・店舗独自LPを今すぐ試す
よくある質問
予約を承認制にするメリットは何ですか？
予約を確定する前に、前後の予定や所要時間、担当の空き具合を店が確かめられることです。AIスマート予約では、お客様からの予約はリクエストとして入り、店舗が承認すると確定します。
承認されるまで、お客様の予約は確定していないのですか？
はい。承認されるまで、お客様の予約は確定していません。店舗が承認すると確定し、お客様に確定のお知らせが送られます。
予約の承認を忘れないためには、どうすればよいですか？
見る時刻を1日の中で決め、閉店後に承認待ちが残っていないかを確かめる習慣にします。通知設定でSMSを有効にし通知先の電話番号を登録すると新規予約の受付時に店舗へSMSが届き、ダッシュボードにも承認待ちが並びます。
受けられない予約を却下するとき、どう伝えればよいですか？
断るだけで終わらせず、空いている別の日時を添えて案内すると次につながりやすくなります。伝え方の例は、当ブログの「満席のときの断り方と次につなげる案内」で紹介しています。
記事が役に立ったら押してください
