出張や訪問で店を空ける日の予約は、SMS通知で知り、手が空いたときにスマホで承認すれば受け続けられます。SMSには同じ日の前後の予約（最大3件）と24時間有効の承認リンクが入るので、パソコンを開かずに判断できます。
この記事では、出張整体の店のよくある1日を朝から夜まで追い、移動中に予約の電話が鳴って困る場面と、知らせ方を変えたあとの1日を見比べます。後半では、訪問ネイルのように、ほかの訪問の業種で使うときの考え方も紹介します。
目次
01 DAY出張整体の1日は、電話を受けられない時間のほうが長い
出張や訪問が中心の店では、1日のほとんどが移動と施術で、電話の前にいられる時間はわずかです。
たとえば、ひとりで出張整体をしている店を思い浮かべてください。お客様のご自宅や職場にうかがって施術をするので、店の場所は「自分がいるところ」です。予約は電話で受けて、紙の予約帳に書き込んでいる、というお店も少なくありません。
朝のうちに道具をそろえて車に積み、1件目のお宅へ向かいます。施術中はお客様の体に手をあてているので、電話が鳴っても出られません。終わればすぐに片づけて次のお宅へ移り、運転中もやはり電話には出られません。電話をとれるのは、移動と施術のすき間のほんの少しの時間だけ、ということがよくあります。
出張の日の流れを時間の順に並べると、たとえば次のようになります。
道具を車に積み、予約帳で今日の訪問先を確かめる。
両手がふさがり、電話が鳴っても出られない。
運転中で電話はとれない。お昼は車の中ですませることも。
着信があっても、終わるまで気づけない。
着信の履歴を見て、折り返しの電話をまとめてかける。
こうして並べると、店の人が電話に向き合えるのは朝と夜に寄っています。お客様が電話をかけたい時間と、店の人が出られる時間が、そもそもずれているのです。出張の店にとって、電話に出られない時間は「たまたま」ではなく、毎日のふつうの時間です。
開業したばかりで予約ページを持っていない場合は、なおさら電話と紙だけが頼りになりがちです。次の章では、この1日のどこで困りごとが起きるのかを見ていきます。
02 MISS移動中に予約の電話が鳴ったとき、何が起きるか
困るのは電話に出られないことそのものより、折り返すまでの間に予約の行き先がわからなくなることと、営業時間の外まで返事を考え続けることです。
運転中や施術中に電話が鳴っても、その場では出られません。あとで着信の履歴を見て折り返すと、お客様はもうほかのお店に決めていた、ということも起こりえます。お客様のほうも「出なかったから、また今度にしよう」と思ったまま、それきりになることがあります。
もう1つ困るのが、折り返しの電話がつながったあとのやりとりです。予約帳を家や車に置いたままだと、空いている時間をその場で答えられません。たとえば、移動の合間に折り返したときの会話は、こんなふうになりがちです。
この「今夜確かめて、またお電話します」は、出張の店でよく出てくる返事です。夜に予約帳を開き、空きを確かめて、もう一度電話をかける。つながらなければ、翌日にもう一度。こうして、営業時間の外にも予約のことを考え続けることになります。
移動中の予約で困るのは、取りこぼしだけではありません。どの予約が決まっていて、どれがまだ返事待ちなのかが、頭の中とメモのあちこちに散らばってしまいます。困りごとの中心は「電話に出られないこと」より、「予約の行き先が見えなくなること」にあります。
では、施術や運転を止めずに予約を受けるには、何を変えればよいのでしょうか。
03 SETUP変えたのは「予約の知らせ方」と「承認する道具」の2つだけ
通知設定でSMSを有効にして通知先の電話番号を登録し、管理画面をスマホのホーム画面に置けば、パソコンが無くても受付を回す下地ができます。
出張中、予約の受付はどうすればよいか
出張中に予約の電話そのものを受けようとすると、どうしても施術や運転とぶつかります。そこで、受付の入り口を電話から予約ページに移し、「予約が入ったことを知る」と「予約を承認する」を、あとから自分の時間でできる形に分けます。
AIスマート予約では、通知設定でSMSを有効にし、通知先の電話番号を登録すると、新しい予約を受け付けたときに店舗へSMSが届きます。設定の流れは、次の3つです。
- 1通知設定でSMSを有効にする
管理画面の通知設定で、店舗へのSMSの通知をオンにします。 - 2通知先の電話番号を登録する
出張に持ち歩くスマホの番号を登録しておく、という決め方ができます。 - 3管理画面をホーム画面に追加する
スマホのホーム画面に追加すれば、アイコンをタップするだけで管理画面を開けます。
※ トップページのよくある質問では「SMS通知もオプションで対応」としています。
メールでも知らせを受けたいときは、登録したメールアドレスに新規予約の通知が届きます。メールアドレスは複数登録できるので、出張の日に見やすいアドレスを足しておくこともできます。
パソコンなしでも予約の受付は回せるか
管理画面はスマホでも使え、パソコンと同じ操作ができます。出張の日にパソコンを持ち歩かなくても、スマホ1台で予約を確かめて承認するところまで進められます。
変えるのはこの2つだけです。施術のやり方も、移動のルートも、これまでどおりでかまいません。変えるのは「知らせの受け取り方」と「承認に使う道具」で、出張の1日の組み立てはそのまま残せます。
04 AFTERSMS通知で予約を知り、手が空いたときに承認する1日
SMSに入る前後の予約を見て、24時間有効の承認リンクから空いた時間に承認すればよいので、営業時間外に対応しなくてよくなります。
SMS通知とは、新規予約が入ったときに店舗の電話番号へ届く知らせです。お客様の側は、コースと空き枠を選んでリクエストを送れば受付が終わり、確定の連絡はあとで届きます。つまり、店がすぐに返事をしなくても、お客様の申し込みはその場で受け付けられている形です。
移動中に届いた予約はスマホで承認できるか
できます。SMSには、同じ日の前後の予約（最大3件）と、承認・却下のページへのリンクが入ります。前後の予約を見ながら、その場で承認するかどうかを決められます。
変えたあとの出張整体の1日を、もう一度追ってみます。出発前の机で管理画面を開き、今日の予約を確かめます。訪問先の部屋での施術中にスマホが短く震えても、施術はそのまま続けます。移動の車に戻ったらSMSを開いて前後の予約を見ておき、昼の休憩でひと息ついたときにリンクを開いて承認します。
持ち歩く道具は、ほとんど変わりません。紙の予約帳を開く代わりに、スマホのSMSと管理画面で今日の予約を確かめます。
承認のリンクはいつまで使えるか
SMSに入る承認リンクは24時間有効です。届いてすぐに開かなくても、24時間のうちに、施術と移動のすき間で1回開ければ足ります。
夜に予約帳を開いて折り返しの電話をかける、という営業時間外の対応を前提にしなくてよくなります。オーナーは営業時間外に対応しなくてよく、手が空いたときにスマホで承認するだけです。予約ページそのものをまだ持っていない場合は、ホームページが無くても始められる店舗の予約システムの記事で、予約ページの作り方を紹介しています。
変える前と変えたあとを並べると、次のとおりです。
→
予約は「その場で返す」ものから、「24時間のうちに落ち着いて承認する」ものに変わります。
ただし、確定の連絡は店が承認してからお客様に届きます。お客様を長く待たせないよう、休憩や移動の合間など、SMSを開く時間を1日の中にあらかじめ決めておくと安心です。
05 VISIT訪問ネイルなど、ほかの訪問の業種でも同じ形で回せる
決まった店に立たない業種ほど「知らせはSMS・承認はスマホ」の形が合い、電話で受けたい日だけ電話の案内に切り替える使い分けもできます。
訪問ネイルのように、お客様のところへうかがう仕事は、どれも「手がふさがる時間」と「移動の時間」が1日の大半を占めます。訪問の予約の受付で困る場面は、出張整体とよく似ています。ネイルの施術中は両手がお客様の指先にあり、途中で席を外して電話をとるのはむずかしいものです。
ここまで紹介した形は、施術の中身に合わせたものではありません。SMSで予約に気づき、前後の予約を見て、スマホで承認する。この流れは「店にいない時間がある」ことに合わせた受け方なので、訪問ネイルでも考え方をそのまま当てはめられます。
一方で、電話で話してから決めたいお客様が多い日や、自分が電話をとれる日もあります。AIスマート予約では、指定した日付や期間を、チャットの予約画面で「お電話で受付」と表示し、電話番号を案内するように切り替えられます（TEL受付）。
たとえば、出張に出ない日は電話で受け、訪問の日はSMSとスマホの承認で受ける、という分け方ができます。受け方を1つに決めきらず、日によって選べるのは、店を空ける日の多いお店に合った使い方です。
通知の受け取り方を、もっと細かく決めたいときは次の記事が参考になります。
06 SUMMARYまとめ：店を空ける日も、予約は止めずに受けられる
店にいない日に要るのは、すぐ返事をすることではなく、届いた予約に気づける形と、あとで落ち着いて承認できる形をそろえておくことです。
出張や訪問の店では、電話に出られない時間は毎日のふつうの時間です。だからこそ、予約の知らせはSMSで受け、承認は手が空いたときにスマホで、と分けておくと、施術も運転も止めずにすみます。
SMSには前後の予約と24時間有効の承認リンクが入るので、短いすき間でも判断できます。変えたあとの1日を短く振り返ると、次のとおりです。
ホーム画面から管理画面を開き、今日の予約を確かめる。
SMSで新しい予約に気づき、前後の予約を見る。
承認リンクを開いて、スマホで承認する。
まずは、出張に持ち歩く電話の番号を通知先にするところから始めてみてください。
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よくある質問
SMSのリンクから、予約を断ることもできますか？
SMSのリンクから開くのは、承認と却下のページです。前後の予約と重なるときなどは、同じページから却下を選べます。
予約するお客様に、会員登録をしてもらう必要はありますか？
会員登録は要りません。お客様はコースと空き枠を選んでリクエストを送れば受付が終わります。
キャンセルや予約の変更も知らせてもらえますか？
メールの通知では、新規・キャンセル・変更のどれを知らせるかを、それぞれオン・オフで選べます。出張の日に知りたい知らせだけを残す、という決め方ができます。
店舗を持たない出張の店は、予約ページの入り口をどこに置けばよいですか？
予約ページは、広告のリンク先や、Googleビジネスプロフィールからの入口に使えます。お客様がふだん店を探す場所に置いておく、という決め方ができます。
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