学習塾の体験授業の予約はどう受ける？体験から入会までの受け方

学習塾の体験授業の予約は、保護者がWebで会員登録なしに申し込み、教室が承認して確定する形にすると受けやすくなります。準備・手順・つまずきやすい点を順に押さえれば、体験から入会案内までの流れを電話や紙から移せます。

授業中は電話に出られず、折り返したころには保護者の気持ちが冷めていた。紙の申込用紙は、どこに置いたか分からなくなった。小さな学習塾や習い事の教室では、こうした取りこぼしが起きやすいものです。この記事では、体験授業の申込をWebで受ける形に移す順番を、準備から入会案内まで一緒にたどります。

01　CHANGE学習塾の体験授業の申込をWebで受けると、何が変わる？

保護者は思い立ったときに申し込めて、教室は授業の手を止めずに受付ができるようになります。

体験授業の予約とは、保護者が電話や紙を使わずWebで申し込み、教室が承認して確定する受け方のことです。保護者は電話をかけなくても空いている時間が分かり、会員登録をしないで申し込めます。

体験を考える保護者が動けるのは、仕事や家事が落ち着いた夜であることが多いものです。ところが、その時間は教室も授業のまっ最中で、電話に出る余裕はありません。Webの受付なら、夜に届いた申込もそのまま受付として残ります。申込を受ける時間や枠は、教室が決めた設定に沿って出ます。

もう1つ大事なのは、申込がすぐに確定するわけではないことです。申込は「リクエスト」として届き、教室が承認したときに確定します。受け付けるのは画面に任せ、確定するかどうかは教室が決める、という分け方ができます。人数や先生の都合を見てから決められるので、急に人が増えて困ることも避けやすくなります。

02　PREP学習塾の体験を受け付ける前に用意するもの

画面を開く前に、体験の決めごとを紙に書き出しておくと、設定で迷わずに進められます。

いきなり設定を始めると、「体験は何分にしよう」「1回に何人まで見られるかな」と、画面の前で手が止まりがちです。決めごとが先にそろっていれば、あとは書き写すだけになります。

書き出しておきたいのは、次の5つです。どれも教室の中で決めることなので、先生どうしで相談しながら埋めてみてください。

• 体験を受けられる曜日と時間帯（ふだんの時間割のどこに入れるか）
• 1回の体験で見られる人数
• 体験の中身と長さ（授業に入ってもらうか、個別に説明するか）
• 当日の持ち物と、来てほしい時刻
• 体験のあと、入会の案内をいつ・どうやって渡すか

とくに最後の入会案内の渡し方は、後回しにされやすい項目です。体験の当日に紙で手渡すのか、数日後に連絡するのかを先に決めておくと、受付から入会までが1本の流れになります。

予約画面にはいくつかの型があり、業種に合わせて選べます。型を選ぶだけで、その業種に合った予約画面になります。曜日と時間帯の決まった枠から選んでもらう形など、教室の時間割に近いものを試してみてください。

※ 型は名前だけで決めず、実際の画面で保護者が選びやすいかを確かめてから決めるのがおすすめです。

03　SETUP学習塾の予約システムで体験授業の受付を作る手順

次の5つの手順を順に進めれば、体験授業の受付ができあがります。

AIスマート予約の導入の流れは、無料アカウント作成、店舗情報・独自LPの設定、予約フロー・料金の設定、公開の順です。ホームページが無い教室でも、店舗の予約システムとして予約ページから始められます（くわしくは店舗の予約システムはホームページが無くても始められる）。

この流れに、教室ならではの「承認して入会案内を渡す」までを足すと、手順は次のとおりです。

1. 1アカウントを作る
   無料のアカウントを作り、管理画面に入れるようにします。
2. 2教室の情報と予約ページを整える
   教室の情報を入れます。予約ページは、決まりきった画面ではなく教室らしさが伝わる形で作られます。
3. 3体験の時間枠を作る
   前の章で書き出した曜日・時間帯と体験の中身を、コースと営業時間として入れます。
4. 4公開して入口に貼る
   予約ページを公開し、保護者が教室を探す場所にリンクを置きます。
5. 5申込を承認して入会案内へ
   届いた申込を確かめて承認し、体験のあと決めておいた方法で入会案内を渡します。

手順4の入口は、保護者が教室を探すところに置くのがコツです。予約ページは、広告のリンク先や、Googleビジネスプロフィールからの入口に使えます。地図で教室を見つけた保護者が、そのまま体験を申し込める道ができます（Googleビジネスプロフィールの予約リンクの決め方）。

手順5は、画面の外の動きも含みます。コース・スタッフ・営業時間を設定すれば、最短即日で受付を始められますが、承認と入会案内は教室の手で行うところです。ここを決めておくかどうかで、体験のあとの流れが変わります。

04　TRAP体験授業の申込でつまずきやすいところは？

つまずきやすいのは、申込を受け付けたあとの動きです。

受付の画面ができあがると、ひと安心して手が止まりがちです。けれども、保護者から見れば、申込を送ったあとが本番です。返事が来るまでの時間や、体験のあとの連絡で、教室の印象が決まっていきます。

よくあるのは、次の3つの場面です。

1つ目は承認の後回しです。予約の状態は「承認待ち」「確定」「完了」「キャンセル」の4つで、承認するまで申込は承認待ちのままです。授業の合間や休み時間など、スマホで申込を確かめる時間を決めておくと抜けにくくなります。新しい予約をSMSで教室に知らせる通知も、通知設定で使えます（予約管理をスマホで行う店の通知の決め方）。

2つ目は、電話で受けたい日です。季節の講習の受付が重なる日など、直接話して決めたい日もあります。そんな日だけ、チャットの予約画面に「お電話で受付」と出して、電話番号を案内できます。

3つ目は、体験授業のあとの入会案内です。予約したお客様の名前・連絡先・予約履歴・最終来店日は一覧で見られるので、体験に来た保護者を見返して、入会案内を渡し忘れていないか確かめられます。案内そのものは、教室で決めた方法で届けます。

05　SETUPAIスマート予約で学習塾・ピアノ教室の体験を受ける設定の例

業種の区分で「教育・スクール」を選ぶところから始めます。

業種の区分は、美容・ヘアサロン、飲食・レストラン、医療・クリニック、フィットネス・スポーツ、ホテル・宿泊、教育・スクール、その他の7つです。学習塾なら教育・スクールを選びます。予約ページの上に出る業種名は自由に書き換えられるので、「学習塾」「個別指導」など、保護者に伝わる言葉にしておきましょう。

保護者は、予約画面のAIチャットに話しかける形で申し込めます。流れは、質問に答える、会話から希望の日時を読み取って空いている枠を示す、氏名と連絡先を聞き取って予約を受け付ける、の3つです。「来週の火曜の16時は空いていますか？」のような言い方も読み取るので、入力に迷って途中でやめてしまうのを防げます。授業の時間や持ち物など、申込の前に多い質問の集め方はAIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らすにまとめています。

ピアノ教室の体験レッスンも同じ受け方でよいか

同じ受け方で進められます。ピアノ教室の体験レッスンの予約も、業種の区分は教育・スクールを選び、上の業種名を「ピアノ教室」に書き換えます。個人レッスンが中心なら、体験の枠を1回1人にするなど、前の章で書き出した決めごとに合わせて枠を作ってください。

学習塾でもピアノ教室でも、申込は教室の承認で確定します。体験の日を決めるのは、あくまで教室です。

06　SUMMARYまとめ

体験授業の申込は、夜でも申し込める入口と、承認から入会案内につなぐ動きの2つをそろえれば移せます。

入口のほうは、アカウント作成、教室の情報と予約ページ、体験の時間枠、公開の順で作ります。保護者が教室を探す場所に予約ページのリンクを置いておくと、思い立った夜にそのまま申し込んでもらえます。

動きのほうは、承認を確かめる時間と、入会案内の渡し方を先に決めておくことです。まずは体験の決めごとを紙に書き出すところから始めてみてください。