忘年会の予約受付｜飲食店が枠と受付期間を決める

1枠の組数とは、同じ時間帯に受ける予約の上限のことで、忘年会の予約は10月のうちに組数と受付期間を決めておくのが要点です。閉店後や深夜に届く予約はAIチャットで受け、翌朝に店が確認する形にすると、営業中の電話を減らす助けになります。

忘年会シーズンの飲食店では、宴会の相談の電話が、仕込みや料理を出していて手が離せない時間に重なりがちです。この記事では、忘年会の予約受付を軽くするために10月のうちに決めておく「枠の組数」「受付期間」「夜の受け方」を、12月から逆算した予定表の形で整理します。

居酒屋やレストラン、ホテルや旅館の宴会場のように、席の数と料理の出し方で受けられる組数が決まるお店を想定しています。電話や紙の台帳で予約を受けているお店でも、そのまま使える順番にしました。

12月に予約の電話が営業中に重なるのはなぜか

12月に予約の電話が営業中に重なりやすいのは、お客様が電話をかけやすい時間と、お店が忙しい時間が重なるためです。幹事さんは仕事の合間や終業後にお店を探して電話をかけるので、その時間はお店にとって手が離せない時間にあたりやすくなります。さらに忘年会の相談は、日にち・時間・人数・料理・予算と確かめることが多く、1本の電話が長くなりがちです。

ランチの片付けと夜の仕込みの間、あるいは乾杯の料理を出している最中に、忘年会の相談の電話が続けて鳴る。居酒屋や飲食店の管理者なら、覚えのある場面ではないでしょうか。

電話を受けながら紙の台帳をめくり、空いている時間を探す。その間に厨房から呼ばれる。こうした状態では、同じ時間帯に予約を入れすぎたり、折り返しを忘れたりといった行き違いが起きやすくなります。忙しくなってから受け方を考える余裕はないため、決めごとは10月のうちに済ませておくのが現実的です。

忘年会の予約はいつから受け付ける？10月からの予定表

忘年会の予約を受け付ける時期は、12月の営業日と仕込みの段取りから逆算して決めます。10月のうちに次の4つを順に決めておくと、11月に入ってからの問い合わせにも同じ答えを返せます。

1. 112月の営業日と宴会の時間帯を決める
   貸切を受ける日があるか、宴会は何時からの時間帯に入れるかを先に決めます。
2. 21枠に入れる組数を決める
   席の数と、厨房が同じ時間に出せる料理の量から考えます。
3. 3受付を始める日と締め切りを決める
   何日先まで受けるか、前日や当日はいつまで受けるかを決めます。
4. 4夜と大人数の相談の受け方を決める
   閉店後に届く予約をどこで受けるか、電話で話したい相談をどの日に受けるかを決めます。

受付開始日は「何日先まで受けるか」から逆算する

忘年会の予約をいつから受けるかは、受付期間を「何日先まで」で決めるとぶれにくくなります。たとえば10月26日の時点で12月25日の予約まで受けたいなら、60日先までが目安です。カレンダーの日付を手で区切るより、何日先までと決めておくほうが、毎日同じ幅で先の予約を受けられます。

受付の終わり、つまり忘年会の予約はいつまで受け付けるのかも、同じときに決めます。宴会の料理は仕入れと仕込みが要るので、前日の何時まで、当日なら開始の何時間前までといった締め切りを、厨房の段取りに合わせて決めておきます。

予約の1枠に何組まで入れるか

1枠あたりの最大予約数とは、同じ時間帯の枠に受け付ける予約の上限の数です。12月は、この上限を席の数だけでなく、厨房が同じ時間に出せる料理の量から決めておくと、乾杯のあとに料理が遅れる事態を避けやすくなります。

たとえば19時の枠に4組まで入れられる席があっても、コースの前菜を同時に出せるのが3組分なら、その枠は3組にして、残りは19時30分の枠に回すほうが店は回しやすくなります。組数を決めておけば、電話でも「その時間は埋まっていますが、30分後なら受けられます」とすぐに答えられます。

12月の営業中に電話が鳴ったときの備え

決めごとを済ませても、12月の営業中には電話が鳴ります。当日は、電話を受ける人と折り返す時間をあらかじめ分けておくと、厨房と客席の手を止めずに済みます。

営業中の電話で長く話し込まないためには、答え方を短くそろえておくことが役立ちます。空いている時間、1枠の組数、締め切りの3つが決まっていれば、電話を受けた人が迷わず答えられます。料理の内容や予算など細かな相談は、手の空く時間に折り返すと伝えて、名前と連絡先だけを控えます。

折り返しの約束は、紙のメモに残すと埋もれやすくなります。台帳の同じページに「折り返し」の欄を作り、かけ終えたら線を引く、という小さな決まりでも、忘れを減らす助けになります。

当日の備えは、人を増やすことよりも、誰がいつ電話に出るかを決めておくことが中心です。開店前の短い打ち合わせで、その日の担当と答え方を一言確かめておくだけでも、受け答えがそろいます。

来年の忘年会シーズンに残しておく記録

シーズンが終わると、忙しかった記憶だけが残り、何に困ったのかは翌年には薄れてしまいます。1月のうちに次の項目を控えておくと、来年の決めごとを一から考え直さずに済みます。

• ☐ 電話が重なった曜日と時間帯
• ☐ 宴会の相談が増え始めた日
• ☐ 決めた組数を守れた枠・守れなかった枠
• ☐ 料理が遅れた時間帯と、そのときの組数
• ☐ 締め切りのあとに受けた予約と、その理由
• ☐ 閉店後や深夜に届いた問い合わせ
• ☐ 折り返しを忘れかけた相談
• ☐ 大人数や貸切の相談が集まった日
• ☐ 当日のキャンセルや変更が出た枠
• ☐ 来年は変えたい決めごと

記録は細かい数字でなくてかまいません。「12月第2週の金曜は19時台に電話が続いた」のように、曜日と時間帯が分かれば、来年はその日の受け方を先に変えられます。

とくに閉店後や深夜に届いた問い合わせは、電話だけで受けていると記録にすら残りません。留守番電話や翌朝の折り返しの件数を控えておくと、夜の受付をどうするかを考える材料になります。

飲食店の予約システムに夜の受付を任せる設定

ここまでの決めごとのうち、枠の組数・受付期間・締め切りは、予約システムの設定に写せる部分です。予約システムを店舗で使い始める流れは「店舗の予約システムはホームページが無くても始められる」で紹介しています。

AIスマート予約では、飲食店の予約で1枠あたりの最大予約数を設定できます。あわせて、何日先まで受け付けるか、開始の何分・何時間前まで受け付けるか、同じ人が同じ時間帯に重ねて予約するのを防ぐ「重複予約ブロック」、予約と予約の間の準備時間（アイドリングタイム）も設定にあります。10月に決めた組数と期間を、そのまま設定に写すという使い方になります。予約画面の型は業種に合わせて選べ、月のカレンダーに◎○△×で空きを表示するカレンダーグリッド型は、飲食店向けと説明されています。

夜間の受付は、AIチャットに任せられる部分です。AIスマート予約のAIチャットは24時間、予約を受け付けます。営業時間外や深夜でも、スタッフが対応しなくても予約をリアルタイムで受け付けるため、幹事さんが終業後にお店を探す時間にも予約の入口を開けておけます。受け付けられるのは店舗が設定した枠の範囲で、予約は店舗の承認で確定します。オーナーは営業時間外に対応しなくてよく、手が空いたときにスマホで承認する流れです。

AIチャットは「AI FAQ設定」に登録した内容をもとに答えるので、登録が0件だと営業時間や駐車場の有無といった質問にも答えられません。12月の前に、宴会でよく聞かれることを登録しておくという準備になります。質問の集め方は「AIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らす」にまとめています。

大人数の宴会や貸切のように、電話で話して決めたい相談もあります。そうした相談が集まりそうな日は、TEL受付に切り替えられます。指定した日付や期間を、チャットの予約画面で「お電話で受付」と表示し、電話番号を案内できる機能です。ネットで受ける日と電話で受ける日を分けておくと、電話の本数を日ごとに見通しやすくなる、という分け方ができます。

忘年会の予約受付は10月のうちに3つ決める

忘年会の予約受付は、12月に入ってから整えるより、10月のうちに決めておくほうが、営業中の電話に振り回されにくくなります。

決めた内容は台帳の表紙や予約の設定に写し、シーズンが終わったら記録を残して来年に引き継ぎます。毎年の繁忙期を、少しずつ軽くしていきましょう。