歯科医院の予約システム｜時間枠と刻みの作り方

歯科医院の予約システムは、営業時間・刻み・準備時間・休診日の順に設定すると、枠を診療に合わせやすくなります。作った枠はAIチャットでも受け付けられるため、受付が電話に出られない時間の申し込みも受け取れます。

ネット予約を始めようと予約システムの設定画面を開いたものの、「何分刻みにするのか」「治療のあとの片付けの時間はどう入れるのか」で手が止まることがあります。この記事では、歯科医院やクリニックの受付の方に向けて、予約システムで時間枠を作る順番と、それぞれの決め方を手順で紹介します。

電話と紙の台帳で予約を受けてきた歯科医院が、初めて予約システムに枠を作るときの流れとして読んでください。

歯科医院の予約システムは何から設定すればよいか

最初に決めるのは営業時間です。予約を受け付ける時間の外枠が決まらないと、刻みも準備時間も当てはめる場所がないためです。

この記事を読み終えるころには、営業時間・予約の刻み・準備時間・休診日の4つを自分の医院の診療に合わせて決め、予約の枠の案を紙1枚にまとめられるようになります。4つは、前の決めごとを土台にして次を決める関係です。刻みを先に決めてしまうと、午前の診療の終わりに半端な枠が残り、あとから営業時間を直すことになります。

この順番は歯科医院の予約システムに限らず使えます。たとえば整骨院なら施術の長さに、美容サロンならカットやカラーなどメニューの長さに合わせて刻みを決める、というように、決まった時間の枠で予約を受ける業種なら同じ手順で進められます。

設定の前に受付で用意するもの

受付の机に次の資料をそろえてから、設定を始めます。どれも歯科医院の中にあるもので、新しく作るものはありません。

• ☐ 診療時間の表（午前・午後の始まりと終わり、昼休み）
• ☐ よく受ける診療の種類と、それぞれにかかるおおよその時間
• ☐ 診療のあとの片付けや器具の準備にかかる時間の目安
• ☐ 定休日の曜日と、すでに決まっている臨時休診の日
• ☐ 同じ時刻に並行して診られる人数（ユニットの台数やスタッフの人数）
• ☐ 直近の紙の予約台帳

診療ごとの時間は、ドクターや歯科衛生士に聞いて決めます。受付の感覚だけで決めると、実際の診療より短い枠になりやすいからです。

紙の予約台帳は、どの診療が多いか、どの時間帯に予約が詰まりやすいかを見るために使います。次の章で刻みを決めるときの材料になります。

歯医者の予約の時間枠は何分刻み？予約の刻みの決め方

予約の刻みとは、患者さんが選べる予約の開始時刻の間隔のことです。30分刻みなら9:00、9:30、10:00というように、30分ごとに開始時刻が並びます。枠づくりは次の4つの手順で進めます。

1. 1手順1　営業時間を決める
   予約を受け付ける最初と最後の時刻、昼休みを決めます。
2. 2手順2　刻みを決める
   よく受ける診療の長さから、開始時刻の間隔を決めます。
3. 3手順3　準備時間を決める
   予約と予約の間に空ける時間を決めます。
4. 4手順4　休診日を入れる
   定休日の曜日と、臨時休診の日付を入れます。

営業時間は最後に受け付ける時刻まで決める

手順1では、診療時間の表をそのまま写すのではなく、最後に予約を受け付ける時刻を決めます。診療の終わりが18時でも、60分かかる治療を17時半から受けると、終わりの時刻が延びてしまいます。昼休みの前も同じ考え方で、午前の最後の枠を決めておきます。

何分刻みにするかは、多い診療の長さに合わせる

手順2の刻みは、よく受ける診療のうち、短いほうの長さに合わせるのが基本です。たとえば定期検診やクリーニングが30分、むし歯の治療が60分という医院なら、30分刻みにすると、どちらの診療も枠の区切りにそろって入ります。15分ほどで終わる処置を多く受けるなら、15分刻みにするという決め方もあります。

刻みを細かくするほど患者さんが選べる時刻は増えますが、予約と予約の間に半端な空きが生まれやすくなります。細かければよいわけではないので、予約台帳を見て、実際に多い診療の長さに合わせてください。

歯医者の予約の時間枠は、紙に書き出して確かめる

刻みが決まったら、午前と午後の時間枠を紙に書き出します。30分の診療と60分の診療が1日の中でどう並ぶかを当てはめてみると、昼休みの前や診療の終わりに、どの診療も入らない枠が残っていないかが見えます。残る枠があれば、手順1の最後の受付時刻を見直します。

予約の間に準備時間を入れるにはどうするか

手順3の準備時間は、刻みとは別に、予約と予約の間に空ける時間として決めます。前の患者さんの診療が終わってから次の予約が始まるまでに取る、片付けや器具の準備のための時間です。

歯科医院では、診療のあとにユニットの清掃や器具の入れ替えがあります。この時間を考えずに予約を並べると、予約の時刻どおりに次の診療を始められず、待合で待つ患者さんが増えることがあります。

決めるときは、手順2で書き出した時間枠に準備時間を足し、1日に受けられる予約の数がどう変わるかを確かめます。長く取るほど余裕は生まれますが、受けられる数は減ります。受付だけで決めず、診療室のスタッフと一緒に決めてください。

休診日や臨時休業はどう設定するか

手順4は休みの入力です。休診日の予約の設定は、毎週決まっている定休日と、学会や研修などで休む臨時休診を分けて考えます。定休日は曜日で、臨時休診は日付で入れます。

臨時休診は、日が決まった時点ですぐに入れるのが基本です。入れ忘れると休みの日に予約が入り、患者さん一人ひとりに日時の変更をお願いする連絡が必要になります。

歯科医院の予約システムの時間枠づくりでつまずきやすい点

順番どおりに進めても、手戻りが起きやすい所が3つあります。①刻みと診療の長さのずれ、②同じ時間の二重取り、③臨時休診の入れ忘れです。

①は、45分かかる治療を30分刻みで受けるような場合です。治療が終わってから次の開始時刻までに15分の空きが残り、1日を通すと使えない時間が積み重なります。多い診療の長さを台帳で確かめてから、刻みを決め直します。

②は、診療ごとの時間に片付けの時間を含めたうえで、さらに準備時間も入れてしまう場合です。同じ時間を二重に取るため、予約の枠が必要以上に減ります。片付けの時間は、診療の時間と準備時間のどちらか一方にだけ入れます。

③は、学会や研修の予定を院内のカレンダーにだけ書いて、予約の設定に入れ忘れる場合です。予定が決まったら、その日のうちに受付が入力する、という決まりにしておくと防ぎやすくなります。

作った時間枠をAIチャットで受ける設定の例

ここからは、紙に書き出した枠を予約システムの管理画面に移していきます。AIスマート予約では、営業時間、予約の時間の刻み、定休日（曜日指定）、臨時休業日を設定でき、予約と予約の間の準備時間（アイドリングタイム）も設定できます。

予約画面の型は業種に合わせて選べます。曜日・時間帯で決まった枠から選ぶ「固定時間枠型」は、管理画面ではクリニック向けとして説明されています。業種の区分にも「医療・クリニック」があります。診療ごとの時間は、メニューごとに所要時間（分）として登録します。

スタッフのシフトを登録しないと予約を受け付けられないため、ドクターや歯科衛生士の勤務も合わせて入れておきます。同じ人が同じ時間帯に重ねて予約するのを防ぐ「重複予約ブロック」も、あわせて確かめておくとよい設定です。

歯医者の予約をAIチャットで受ける場合、AIチャットは営業時間外や深夜も予約を受け付けます。予約できる枠は、ここで設定した営業時間やシフトなどに従います。予約は医院の承認で確定するので、受付は朝に届いた申し込みを確かめて承認します。AIチャットに、よく聞かれる質問への答え方を持たせる考え方は「AIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らす」で紹介しています。

医院のホームページがまだ無い場合の始め方は「店舗の予約システムはホームページが無くても始められる」が参考になります。

まとめ

歯科医院の予約システムの枠は、営業時間、刻み、準備時間、休診日の順に決めると、前の決めごとを土台にして次を決められます。刻みは多い診療の長さに、準備時間は診療室の片付けの実際に合わせるのがこつです。

決めた枠は紙に書き出し、診療室のスタッフにも見てもらいましょう。受付と診療室で同じ枠を見ておくと、設定後の手直しが少なくなります。

予約システムに設定を移したら、患者さんの立場で予約ページを開き、選べる時刻が書き出しと合っているかを確かめます。

よくある質問

急患のために予約の間隔を空けたいときは、準備時間を長くすればよいですか？

準備時間は予約と予約の間に空ける時間なので、長くすると1日に受けられる予約の数が全体に減ります。急患のための空きは準備時間とは分けて、院内でどの時間帯を空けておくかを決めておく方法が向いています。

ユニットが複数台ある医院では、同じ時刻に複数の予約を受けられますか？

AIスマート予約では、1枠あたりの最大予約数を設定できます。並行して診られる人数に合わせて決めておくと、受けすぎを防ぎやすくなります。

当日の直前の予約は、いつまで受けるか決められますか？

開始の何分前・何時間前まで予約を受け付けるかを設定できます。当日の急な予約は電話で受けたい医院なら、締め切りを早めに置くという決め方もあります。

予約ページの上に出る業種名を「歯科」に変えられますか？

業種の区分は申込時やブランド設定で「医療・クリニック」などから選び、予約ページ上部の業種名は自由に書き換えられます。