クリニックのAIチャット｜受付FAQのひな形

クリニックのAIチャットとは、登録したよくある質問と答えをもとに、患者さんの質問へその場で答える受付の窓口です。駐車場・所要時間・予約の変更など電話で多い質問は登録し、症状の相談は答えを書かず電話や受診へ案内します。

診療が始まると、受付の電話は「駐車場はありますか」「予約を別の日にずらせますか」といった、答えの決まった質問で何度も鳴ります。この記事では、クリニックや歯科医院の受付に多い質問をAIチャットに登録するためのひな形と、自院に合わせる直し方、登録しないものの決め方が分かります。

ひな形は、質問・答え・書き換える所を1つの表にまとめ、そのまま写して使える形にしました。受付が1〜2人の小さな医院や、開業したばかりで予約ページがまだ無い医院を想定しています。

歯科医院やクリニックの受付の電話は、AIチャットに答えさせられるか

この章の要点：答えの決まった質問は、先に登録しておけばAIチャットが答えます。登録が無ければ答えられません。

答えさせられるのは、診療時間や駐車場のように、答えがあらかじめ決まっている質問です。AIスマート予約のAIチャットは、営業時間・料金・所要時間など、来店前によく聞かれることにその場で答えます。受付の電話の問い合わせを振り返ると、診療の手を止めて答えている質問の多くは、こうした決まった答えのあるものではないでしょうか。

ただし、何も準備しなくても答えてくれるわけではありません。AIは「AI FAQ設定」に登録された内容をもとに答えるので、登録が0件だと、営業時間や駐車場の有無といった質問にも答えられません。反対に、料金・所要時間・駐車場・キャンセル規定・アクセスなど、電話でよく聞かれることを登録しておくと、その分の電話が減ります。

つまり、準備の中心は「何を、どんな文で登録するか」です。内科や皮膚科などのクリニックと歯科医院では、受付で聞かれる質問に重なる所が多くあります。予約制の整骨院や整体院の受付でも、駐車場やアクセスはよく聞かれる質問です。次の章で、そのまま写せる形に並べました。

受付によくある質問の例と、そのまま登録できる答えのひな形

受付の電話メモを見返すと、同じような質問が何度も並んでいることがよくあります。下の表は、クリニックと歯科医院の受付で聞かれやすい5つの質問に、登録する答えのひな形を添えたものです。［　］の所を自院の情報に置き換えて使ってください。

答えのひな形は、1つの質問に1つの答えを短く書くのがこつです。「駐車場」と「アクセス」を1つの答えにまとめると、どちらを聞かれても長い文が返り、患者さんが知りたい所を探すことになります。予約の変更・キャンセルの案内もAIチャットで行えるので、締め切りの時刻は院内の決まりと同じ言い方で書いておきます。

費用を聞かれることも多い質問です。保険診療の費用は診療内容で変わるため、「費用は診療内容によって変わるため、受付でご案内します」のように、金額を書かない答えを登録する決め方もあります。金額が決まっている自費の診療だけを、院内の掲示と同じ内容で書くと、案内の食い違いが起きにくくなります。

歯医者の予約をAIチャットで受けるなら、歯科ならではの質問も足しておくと、受付の電話を軽くしやすくなります。定期検診や治療の続きの予約、子ども連れの来院は、歯科医院の受付でよく話題になる所です。

自院に合わせて書き換えるのは、場所・時間・変わりやすい情報

ひな形で書き換えるのは、①場所 ②時間 ③変わりやすい情報 の3つです。文の組み立てはそのままで、［　］の中だけを自院の言葉にすれば使えます。

①場所は、駐車場の位置と台数、最寄り駅からの道順、建物の何階かです。初めて来る患者さんは、看板より先に「どの建物か」で迷います。目印の建物やコンビニなど、受付で電話に出たときに実際に伝えている目印を、そのまま書くと伝わりやすくなります。

②時間は、診療時間・休診日・初診の所要時間の目安です。午前と午後で受付の締め切りが違う内科や皮膚科のクリニックは、診療時間と受付時間を分けて書いておくと、「何時まで行けば診てもらえるか」という質問にも同じ答えで対応できます。

③変わりやすい情報は、臨時の休診、担当医のいる曜日、年末年始の診療などです。ここは一度書いて終わりにせず、書き換える人を1人決め、院内の掲示やホームページを直す日に、登録した答えも一緒に直す決まりにしておくと、古い情報が残りにくくなります。

クリニックのAIチャットボットに、症状の相談まで答えさせてよいか

症状の相談まで、AIチャットに任せる必要はありません。AIは「AI FAQ設定」に登録された内容をもとに答えるので、登録した文が、そのまま患者さんへの案内になります。症状の見立ては診察で行うものなので、答えの欄には書かず、電話や受診へ案内する文だけを登録する決め方がおすすめです。

分け方の目安は、「誰が聞いても答えが同じか」です。駐車場の台数や休診日は、誰に聞かれても答えが変わりません。一方で「この痛みは今日診てもらうべきか」は、患者さんごとに答えが変わるため、文面では答えられない質問です。

症状の相談を「登録しない」と決めたら、そのことを受付のスタッフ全員で共有しておきます。誰かが善意で「よくある症状の答え」を足してしまうと、医院として決めた線引きが崩れるためです。

登録した答えを、AIチャットが時間外も案内するまで

AIスマート予約では、使い方を選ぶ、答えを登録する、答えられなかった質問を足す、の3つで、ひな形が患者さんへの案内として働き始めます。

まずは、AIチャットの使い方を選びます。使い方は、チャットを出さない／予約だけに対応／予約とFAQの両方に対応（おすすめ）／FAQなどの案内だけで予約には誘導しない、の4つから選べます。予約もネットで受けたい医院は「予約とFAQの両方」、予約は電話で受けたい医院は「案内だけ」という決め方ができます。選び方はAIチャットの予約の使い分けで詳しく比べています。

次に、ひな形の答えを「AI FAQ設定」に登録します。表の5つの質問から始め、歯科医院なら折りたたみの文例も足します。最後に、分析画面で、AIが答えられなかった質問を確かめます。そこに出た質問をひな形の新しい行として足していけば、FAQを少しずつ直すことに使えます。

予約も受ける使い方にした場合、AIチャットは営業時間外や深夜でも、スタッフが対応しなくても予約を受け付けます。受け付ける枠は医院の設定（診療時間・シフト・何日先まで受け付けるか・受付の締め切り）に従い、予約は医院が承認して確定します。予約画面は業種に合わせて型を選べ、管理画面の説明では、曜日・時間帯で決まった枠から選ぶ「固定時間枠型」がクリニック向けに挙げられています。

質問の集め方や、答えの文の組み立て方は、AIチャット予約システムで電話の問い合わせを減らす｜質問の集め方と答え方で詳しく説明しています。この記事のひな形と合わせて使うと、自院の質問を足すときに迷いにくくなります。

まとめ：ひな形は受付の電話メモと並べて直す

クリニックのAIチャットに登録するのは、診療時間・駐車場・初診の所要時間・予約の変更・アクセスのように、誰が聞いても答えが同じ質問です。症状の相談は答えを書かず、電話や受診へ案内する文だけにしておきます。

ひな形は一度写して終わりではありません。受付の電話メモと、AIが答えられなかった質問を並べて見比べると、次に足す行が見えてきます。