予約システムの見直し方｜乗り換え前の3つの視点

予約システムの見直しは、お客様の入力の迷い・予約までの手数・業種に合う画面かの3つの視点で点検します。2つ以上当てはまり、今の設定を直しても解消しないなら、乗り換えを前提に比較へ進むのが判断の目安です。

上の動画は、お客様がAIチャットに話しかけて、予約のリクエストを送るまでの流れを短く見せたものです。入力欄を一つずつ埋める形とは別に、会話で予約を進める受け方もあります。

今の予約システムに満足できていないものの、何が不満なのかをうまく言葉にできない、という店は少なくありません。「ネット予約があるのに、結局電話で空きを聞かれる」「お客様が途中でやめている気がする」といった違和感は、原因を分けないまま乗り換えても、同じ不満が残ることがあります。

この記事で分かるのは、予約システムの見直しで見る3つの視点と、比較に使う物差し、乗り換えを考える目安です。飲食店とクリニックの場面を例に、自店に当てはめて決められるように整理します。

予約システムの見直しで先に見るべき3つの視点は？

予約システムの見直しとは、今の不満を「設定で直せるもの」と「仕組みを変えないと直らないもの」に分ける作業です。分けるために先に見るのは、①お客様が入力で迷っていないか、②予約までの手数が多くないか、③業種に合った画面になっているか、の3つです。

①入力の迷いは、お客様が「何を書けばよいか」で手が止まる状態です。日時・人数・メニュー・要望を別々の欄に書かせる形だと、希望がまだぼんやりしているお客様ほど途中で迷いやすくなります。電話で「ネットで予約しようとしたけれど分からなかった」と言われることがあれば、この視点に当てはまります。

②予約までの手数は、最初の画面から申し込みが終わるまでに、お客様が進める画面や入力の量です。会員登録やパスワードの作成が先に求められると、初めてのお客様はそこで止まりがちです。店の人が自分のスマホで、最初から1件予約を取ってみると、どこで手間がかかるかが見えてきます。

③業種に合う画面かは、お客様が選びたい順番と、画面の並びが合っているかどうかです。飲食店のお客様は「この日は空いているか」を先に見たいことが多く、クリニックでは決まった時間枠から選ぶほうが分かりやすい、というように、業種によって自然な順番が違います。

予約システムを比較するときの物差しは？

比較の物差しは、上の3つの視点に「店側の手間」を足した4つで足ります。機能の数を並べるより、今のシステムと比較先を同じ物差しで見るほうが、自店の不満が解消するかどうかを判断しやすくなります。

下の表は、物差しごとに「今のシステムで確かめること」と「比較先で確かめること」を並べたものです。比較先は、無料で試せる期間があれば、その間に店の人が実際にお客様役になって予約を取ってみると確かめやすくなります。

表の4行のうち、今のシステムで問題がない行は比較しなくてかまいません。困っている行だけに絞ると、比較先を選ぶときに「全部そろっているか」ではなく「自店の不満が消えるか」で見られます。

入力フォーム・選ぶ式・会話式で、お客様の迷い方はどう違う？

受け方に優劣があるわけではなく、お客様の希望がどこまで決まっているかで向き不向きが分かれます。ここでは、欄に書き込む「入力フォーム」、カレンダーや時間枠から選ぶ「選ぶ式」、チャットで話しかける「会話式」の3つに分けて比べます。

下の○△は、一般的な傾向をまとめた目安です。自店のお客様がどちらの場面に近いかを思い浮かべながら見てください。

会話式の強みは、お客様がふだんの言葉で希望を伝えられることです。AIスマート予約のAIチャットは「来週の火曜の15時は空いていますか？」のような自然な言い方も理解するので、フォームの入力に迷って離脱するのを防げます。営業時間や所要時間など、来店前によく聞かれることにもその場で答えますが、答えの元になるのは店が登録したFAQです。会話式の受け方について詳しくは、AIチャットの予約システムで先回りして答える方法の記事にまとめています。

一方で、常連のお客様や電話に慣れたお客様のために、電話の受付を残したい日もあるはずです。AIスマート予約では、指定した日付や期間だけ、チャットの予約画面に「お電話で受付」と表示して電話番号を案内できます。受け方を一つに決めきらず、日によって使い分けるという考え方もできます。

予約システムの乗り換えを考える目安は？

目安は、3つの視点のうち2つ以上に当てはまり、しかもその不満が今の設定では直らないときです。1つだけなら、まずは今のシステムの設定や案内文を見直すほうが、手間をかけずに済むことがあります。

飲食店で考えると、お客様は「この日に行けるか」を先に知りたいので、月の中で空いている日がひと目で分かる画面が向いています。今の画面がメニュー選びから始まり、空きが最後まで分からない作りで、それを変えられないなら、仕組みの問題と見てよいでしょう。

クリニックの場合は、診療の時間帯ごとに決まった枠から選んでもらうほうが、受付の流れと合います。自由に時刻を入力させる形で、あとから電話で時間を調整し直すことが多いなら、画面の形が合っていない可能性があります。

切り替えの前後は、2つの入口から予約が届く期間がどうしてもできます。その間は、毎日決まった時間に両方を確認する、と店の中で決めておくと、二重に受けてしまう心配を減らせます。

AIスマート予約が合うのはどんな店？

入力の迷い・手数・業種に合う画面のどれかで困っていて、比較先を探している店には、AIスマート予約が候補の一つになります。3つの視点それぞれに、対応する仕組みがあるためです。

入力の迷いには、話しかける感覚で予約できるAIチャットがあります。手数については、会員登録が要らず、コースを選び、空き枠を選び、リクエストを送れば受付完了です。確定の連絡はあとで届き、予約は店舗が承認して確定する流れなので、内容を見てから受けたい店にも合います。

業種に合う画面は、型を選ぶだけで、その業種に合った予約画面になります。業種の区分は、飲食・レストランや医療・クリニックを含む7つです。飲食店向けと説明されているカレンダーグリッド型や、トップページでレストランの例として紹介されている即時確定型があり、1枠あたりの最大予約数も設定できます。クリニック向けには固定時間枠型があります。型と業種は1対1で決まっているわけではないので、お客様が選びたい順番に近いものを選ぶのがよいでしょう。予約ページを持つところから考えたい場合は、店舗の予約システムをホームページなしで始める方法の記事も参考になります。

AIスマート予約には30日間の無料トライアルがあり、申込時にクレジットカードの登録は要りません。比較の物差しの表を手元に置き、試用の間にお客様役で予約を取ってみると、今のシステムとの違いを確かめられます。

まとめ

予約システムの見直しは、入力の迷い・予約までの手数・業種に合う画面の3つの視点で、今の不満を分けるところから始まります。比較するときは、この3つに店側の手間を足した物差しで、困っている行だけを確かめます。2つ以上当てはまり、設定では直らないと分かったときが、乗り換えを考える目安です。まずは店の人が自分のスマホで1件予約を取り、どこで手が止まるかを確かめてみてください。