複数店舗の予約管理の分け方｜2店舗目の決め方

複数店舗の予約管理は、窓口・台帳・通知の3つを店ごとに分けるか共通にするかを、2店舗目の出店前に決めるのが基本です。決めごとを先にそろえておけば、店が増えても予約の受け方がばらばらになりにくく、どの店の予約かで迷う場面も減らせます。

この記事で分かることは、2店舗目を出すときに予約管理がばらばらになる理由と、出店前に決めておく分け方です。複数店舗の予約管理とは、2つ以上の店の予約について「どこで受けるか（窓口）」「どこに記録するか（台帳）」「だれに知らせるか（通知）」を、店ごとに分けるところと共通にするところに決めて運用することです。

1店舗目は、店主の電話と紙の予約帳で回ってきた、という店も多いはずです。ところが2店舗目を出すと、同じやり方をそのまま広げただけでは、予約の受け方が店ごとに少しずつずれていきます。美容院・飲食店・整体院の場面を例に、ずれが起きる理由と、店が増えても崩れない決め方を順に見ていきます。

2店舗目を出して複数店舗になると、予約管理がばらばらになるのはなぜか

1店舗目のときは、予約を受ける人も、予約帳を見る人も、ほとんど店主1人でした。だれが受けても同じ予約帳に書くので、決めごとが無くても困りません。予約管理の決めごとが「店主の頭の中」にあるだけで回っていた、とも言えます。

2店舗目を出すと、店主がいつもどちらかの店にいるとは限りません。新しい店では新しいスタッフが電話を取り、新しい予約帳を用意します。すると、受付の締め切りや書き方、キャンセルの連絡先といった細かな決まりが、店ごとに少しずつ違ってきます。複数店舗の予約管理が難しくなるのは、この小さな違いが積み重なるからです。

たとえば美容院なら、担当のスタイリストが日によって2つの店を行き来する場面があります。飲食店なら、お客様が1店舗目の番号に2店舗目の予約の電話をかけてくる場面があります。整体院なら、同じ患者さんが両方の店に通う場面があります。どれも、1店舗だけのときには起きなかった迷いです。

複数店舗の予約管理でよく起きる3つのずれ

複数店舗になったときに予約管理で起きやすいずれは、大きく分けて次の3つです。どれか1つでも決めないまま始めると、残りの2つにも影響が出ます。

窓口のずれ：どこで受けるかが店ごとに違う

1店舗目は電話だけ、2店舗目はネット予約も受ける、というように受け方が違うと、お客様はどこから申し込めばよいか迷います。店の側も「この予約はどこから来たのか」を確かめる手間が増えます。

台帳のずれ：記録の置き場所と書き方が違う

予約帳の書き方が店ごとに違うと、店主が両方の店を見比べるときに読み取りに時間がかかります。

予約台帳とは：予約の日時・お客様の名前・メニューなどを記録しておく帳面や一覧のことです。紙の予約帳も、予約システムの予約一覧も、ここでは台帳と呼びます。

紙の予約帳を2冊にすると、どちらかを持ち歩かない限り、店主は外から予約の状況を確かめられません。反対に、1冊を2店で使い回すと、書き込みの取り違えが起きやすくなります。

通知のずれ：だれに知らせるかが決まっていない

新しい予約やキャンセルを、だれが最初に知るのかが決まっていないと、「店長が見ていると思っていた」という行き違いが起きます。予約の通知先を店舗ごとに決めていないことが、見落としのいちばんの原因になりがちです。

複数店舗の予約管理は、何を店ごとに分けるか

この段の結論：記録と通知は店ごとに分け、受け方の決まりと確認のしかたは共通にそろえます。

複数店舗の予約管理でまず考えたいのは、「店ごとに分けるもの」と「全店で共通にするもの」を線引きすることです。予約の記録は店ごとに分けたほうが、スタッフが自分の店の予約だけを見ればよく、取り違えが起きにくくなります。一方で、受付の締め切りやキャンセルの受け方などの決まりは、全店で共通にしておくと、お客様にも説明しやすくなります。

次の図は、決めごとがないまま店が増えた状態と、分け方を決めたあとの状態を比べたものです。店ごとに分けたうえで、店主が複数店舗の予約をまとめて見られる形にしておくのが、予約管理のポイントです。

線引きは、次の順番で決めると迷いにくくなります。

1. 1窓口を決める
   電話・ネット予約など、各店でどこから予約を受けるかを決め、店ごとの電話番号や予約ページをお客様に分かる形で案内します。
2. 2台帳を店ごとに分ける
   予約の記録は店ごとに置き、書く項目と書き方だけを全店でそろえます。
3. 3通知先を決める
   新しい予約やキャンセルを最初に知る人を、店ごとに1人決めます。店主が両方の店の通知を受けるかどうかもここで決めます。
4. 4共通の決まりを書き出す
   受付の締め切り、キャンセルの受け方、電話で受けた予約の記録のしかたを1枚にまとめ、両方の店に置きます。

電話とネット予約を両方使う店は、どちらで受けた予約も同じ台帳に書く決まりにしておくと、店ごとの記録が1か所にまとまります。電話とネットの使い分けは電話予約とネット予約を併用するルールで詳しく書いています。

複数店舗の予約管理のために、2店舗目の出店準備で決めておくこと

2店舗目の出店準備は、内装や人の採用に目が向きがちです。予約管理の分け方は開店してからでも決められそうに見えますが、開店直後は予約が入り始める時期でもあり、途中でやり方を変えるとスタッフもお客様も混乱します。出店前の準備のうちに、次のことを決めておくと安心です。

• 各店の予約の窓口（電話番号・予約ページ）と、その案内のしかた
• 予約台帳を店ごとに分けることと、記録する項目
• 新しい予約とキャンセルの通知先（店ごとにだれが受けるか）
• 店主が両方の店の予約を確かめるタイミング（朝・昼休み・閉店後など）

業種によって、店ごとに変えたい点も出てきます。美容院ならスタッフが店をまたいで働く日の扱い、飲食店なら1つの時間帯に受けられる組数、整体院なら施術の流れの案内のしかたなどです。店ごとの違いと全店共通の決まりを分けて書き出しておくと、あとで予約管理を見直すときの手がかりになります。

店舗の切り替えで複数店舗の予約をどう管理するか

ここまでの分け方を、予約システムで形にする例として、AIスマート予約での複数店舗の管理を紹介します。AIスマート予約では、1つのメールアドレスで複数の店舗を管理でき、管理画面で店舗を切り替えられます。1アカウントで管理できるのは最大10店舗です。

店舗ごとに、予約・顧客・設定のデータは別々に管理されます。つまり「台帳は店ごとに分ける」という決め方が、そのまま管理画面の形になります。店主は店舗を切り替えて、それぞれの店の予約を確かめる、という回し方ができます。なお、課金も店舗ごとになります。

設定のデータが店ごとに別なので、店ごとの違いもそれぞれの設定で持たせられます。たとえば、業種の区分は美容・ヘアサロン、飲食・レストランなど7つから選べます。美容院ならスタッフの指名とスタッフごとの休暇の設定に、飲食店なら1枠あたりの最大予約数の設定に対応しています。整体院なら、予約ページに施術の流れをステップ形式で載せられます。

予約の通知先を店舗ごとに決めるときは、各店の設定の中で通知先を確かめておきます。通知先のメールアドレスは複数登録でき、新規・キャンセル・変更ごとに通知のオン/オフを選べます。店長と店主の両方に届くようにするか、店長だけにするかは、先に決めた通知の分け方に合わせます。

店舗ごとの予約システムの考え方は、店舗の予約システムはホームページが無くても始められる｜予約ページの作り方でも紹介しています。

まとめ：複数店舗になる前に、予約管理の分け方を決める

2店舗目の予約管理がばらばらになるのは、1店舗目で店主の頭の中にあった決めごとが、新しい店に伝わらないまま始まるからです。窓口・台帳・通知の3つを、店ごとに分けるものと全店で共通にするものに線引きしておけば、複数店舗になっても予約管理の確認のしかたをそろえられます。

複数店舗の予約管理は、道具を選ぶ前に、まず決めごとを紙1枚に書き出すところから始めましょう。